Grzegorz Ścisło

Vice-President of the Supervisory Board

Zespół Zarządzający - czym jest i kiedy jest potrzebny

Projekt realizowany w skali dużego budżetu powinien opierać się o działanie Zespołu Zarządzającego (ZZ). Rolą ZZ jest przejęcie znacznej części odpowiedzialności za realizowane przedsięwzięcie i współpraca z Dyrektorem Projektu.

3 etapy rozwoju zawodowego Dyrektora Projektu i potrzeba stworzenia Zespołu Zarządzającego

Potrzeba powołania ZZ wynika z dojrzałości i doświadczenia Dyrektora Projektu. Zazwyczaj osoby pełniące tę rolę przechodzą w swoim rozwoju zawodowym 3 etapy:

Etap 1. Przejęcie pierwszy raz nowej roli Dyrektora Projektu – Dyrektor samodzielnie podejmuje jedynie 30-50% decyzji. Pozostałą część decyzji podejmuje szeroko rozumiana „reszta” (zespół projektowy, Zarząd itp.), często bardzo przypadkowo
Etap 2. Kontrola nad wszystkim – w związku ze zdobytym już doświadczeniem Dyrektor odczuwa silną potrzebę kontroli wszystkich aspektów projektu. 100% decyzji zapada na jego biurku. Dyrektor staje się wąskim gardłem Projektu, a jego decyzje, podejmowane arbitralnie i z wysokiego poziomu, nie zawsze są najlepsze z możliwych
Etap 3. Budowa Zespołu Zarządzającego – Dyrektor rozumie, że w swoim szerokim zakresie odpowiedzialności potrzebuje wsparcia. Samodzielnie podejmuje 30-50% kluczowej odpowiedzialności za Projekt, natomiast pozostała część jest aktywnie przejmowana przez Zespół Zarządzający. Dyrektor podejmuje decyzje z zakresu interdyscyplinarnego, przejmuje też ręczną kontrolę nad Projektem w momentach "zawieruchy"

Powołanie Zespołu

Duży projekt ze swojej natury jest realizowany przez szeroką grupę osób, które pełnią w nim wiele rozmaitych, często przecinających się ról. Tego typu projekt może poruszać się w kierunku osiągnięcia celów biznesowych tylko wówczas, gdy zdecydowana większość osób w niego zaangażowanych kieruje swoją energię i swoje działania w tę samą, dobrze określoną stronę. Nakreślanie kierunków i celów projektu wiąże się z ponoszeniem dużej odpowiedzialności.

W modelu tradycyjnym odpowiedzialność ta znajduje się w rękach Dyrektora Projektu, który w sposób nieunikniony staje się "wąskim gardłem", co znacząco spowalnia projekt. Zespół Zarządzający jest odpowiedzią na ten problem, ponieważ jako grupa ludzi trzyma na swoich barkach odpowiedzialność w projekcie. Składa się z około dziesięciu osób podejmujących wszystkie kluczowe decyzje, a jednocześnie bierze za nie odpowiedzialność i wymaga od swoich członków wzajemnej realizacji podjętych decyzji. W projekcie Zespół Zarządzający jest odpowiednikiem Rady Dyrektorów w dużym przedsiębiorstwie, spełnia również podobne cele.

Pierwszym krokiem w budowie ZZ jest zdefiniowanie potencjalnych kandydatów. W tym celu uważnie przyglądamy się każdemu członkowi zespołu projektowego i kwalifikujemy ją/jego do jednej z trzech grup:

  1. Dependent – potrzebuje mieć zdefiniowane zadania i cel, oraz szczegółową instrukcję, jak je zrealizować
  2. Independent – potrzebuje wyznaczenia zadań i celu, ale potrafi samodzielnie wybrać najlepszą ścieżkę ich realizacji
  3. Intradependent – potrafi samodzielnie wyznaczyć sobie zadania i cel spójne z ogólnym celem i strategią projektu

Do grupy pretendującej do ZZ zapraszamy ludzi, których zakwalifikowaliśmy jako Intradependent lub w ostateczności Independent. Naturalnie są to Kierownicy, Architekci, Projekt Menadżerowie.

Dyrektor Projektu pracuje nad przygotowaniem odpowiednich warunków wzrostu dla ZZ, pożądanej przestrzeni, w której zespół może powstać, a następnie zaaklimatyzuje się i będzie mógł się rozwijać. Taką przestrzenią jest dobrana grupa ludzi, jej konstrukcja, czas na regularne spotkania projektowe zespołu oraz miejsce w postaci stałej sali, w której ZZ okrzepnie.

Budowanie zaufania

Nie ma dobrego Zespołu Zarządzającego bez faktycznego zaufania względem siebie. ZZ będzie dobrze współpracował i szczerze ze sobą rozmawiał tylko wtedy, jeśli członkowie tej grupy będą sobie nawzajem ufać. Aby mogli sobie zaufać, muszą czuć się partnerami współodpowiedzialnymi względem siebie. W grupie tej zawsze jest Dyrektor Projektu, ale jego rola sprowadza się do bycia moderatorem, "mistrzem gry", tworzącym jej strukturę. Członkowie ZZ – łącznie z Dyrektorem - są równi sobie w prawach, obowiązkach i przywilejach. Wszyscy, którzy grają w grę są równi, grając w grę równy jest także Dyrektor Projektu. Zaufanie pozwala oczekiwać rzetelności od członków Zespołu Zarządzającego oraz wzajemnego rozliczania się ze zobowiązań.

Takiej kultury nie można narzucić, ale można aktywnie budować, wykorzystując następujące narzędzia:

  • Warsztat wstępny – zachęcający do tego, aby każdy w zespole zastanowił się nad swoimi silnymi i słabymi stronami, a następnie spróbował podzielić się nimi na forum publicznym zespołu. Taka jawność pomoże budować zaufanie, jak również podpowie, kto może komu w jakich sytuacjach pomóc
  • Warsztaty poza firmą (sesja pytań) – podczas warsztatu każdy może zadać serię pytań osobistych innemu członkowi zespołu, na które ten może udzielić odpowiedzi lub nie. Nie wolno kłamać, można unikać odpowiedzi
  • Zdefiniowanie jednego, wspólnego celu – warsztaty, podczas których w formie burzy mózgów oraz kontrolowanych pytań zespół wspólnie ustala CEL, jaki chce osiągnąć realizując projekt. Po zdefiniowaniu celu wszystkie decyzje w projekcie podejmuje się w kontekście tego celu
  • Rozliczanie się względem siebie z podjętej odpowiedzialności – jeśli w zespole zbudowane zostaje zaufanie, jego członkowie nie boją się być względem siebie asertywni i przypominają sobie o swoich obowiązkach

Czas na budowę Zespołu Zarządzającego

Praca nad tworzeniem warunków dla ZZ trwa wiele miesięcy. Dyrektor, którego celem jest dowiezienie projektu, współtworzy Zespół Zarządzający równolegle z innymi pracami toczącymi się w projekcie. Jako kryterium sukcesu przyjmuje się zdolność Projektu do toczenia się podczas dłuższej nieobecności Dyrektora Projektu.

Proces budowania Zespołu Zarządzającego jest długi i nigdy się nie kończy. Zaufanie, które jest jego podstawą, nie zostało zbudowane raz na zawsze. Utrzymanie zaufania i ZZ związane jest ze żmudną pracą Dyrektora Projektu nad naturalną tendencją ludzi do osłabiania fokusu na celu. Dyrektor wielokrotnie musi skupiać uwagę na celu, czy też odsuwać na bok czyjeś pragnienie dominacji. Pozytywne rezultaty pracy ZZ są jednak tak znaczące, iż inwestycja ta zawsze się opłaca.