Portale/
B2B

Oprogramowanie na zamówienie: 6 etapów projektu

 

Oprogramowanie na zamówienie początkowo wymaga większej inwestycji czasu i zasobów niż gotowe rozwiązanie. Szybko jednak przynosi mierzalne efekty w postaci rozwoju firmy i wzrostu liczby klientów.

Idealnie dopasowane oprogramowanie będzie wspierać Twoich pracowników w działaniach operacyjnych, marketingowych i logistycznych, a Tobie pozwoli skupić się na wyższych celach biznesowych.

Jeśli rozważasz wdrożenie dedykowanej aplikacji w swojej firmie i zastanawiasz się jak przygotować się do takiego projektu, to jest artykuł dla Ciebie. Pokażemy Ci, jak wygląda praca nad stworzeniem aplikacji szytej na miarę „od kuchni” i przeprowadzimy Cię przez 6 kluczowych etapów tworzenia oprogramowania.

Kiedy warto rozważyć wdrożenie oprogramowania na zamówienie?

Rozwiązania szyte na miarę sprawdzą się w firmach, które działają w niestandardowych branżach, obsługują skomplikowany proces zakupowy, a ich relacje z klientami mają złożony charakter. Najczęściej ma to miejsce w obszarze B2B, chociaż coraz więcej firm B2C również decyduje się na budowanie aplikacji od zera.

Oprogramowanie na zamówienie będzie idealnym wyborem kiedy:

  • masz świetny pomysł na produkt lub projekt oparty o technologie internetowe, w który Twoja firma chce zainwestować;
  • nie masz zespołu IT lub ten, którym dysponujesz, nie ma doświadczenia w wymaganych obszarach;
  • realizujesz projekt, ale presja czasu i napięty harmonogram wymaga oddelegowania jego części;
  • brakuje Ci systemu, który obsłuży Twój specyficzny biznes lub chcesz wymienić obecny system, ale nie da się tego zrobić gotowym produktem.

Jak wygląda proces tworzenia oprogramowania na zamówienie?

Tworzenie oprogramowania lub aplikacji na zamówienie będzie się różnić w zależności od skali i złożoności projektu, konkretnych wymagań oraz celów, jakie ma realizować budowany system. Możesz jednak założyć, że cały proces — od koncepcji po wdrożenie — będzie składał się z 6 kluczowych etapów.

Część z tych etapów będzie wymagała większego zaangażowania od Ciebie; część będzie bardziej pracochłonna dla Twojego partnera technologicznego. Niemniej na każdym etapie sprawna współpraca i otwarta komunikacja pomiędzy obiema stronami są kluczowe, aby projekt budowy dedykowanej aplikacji odniósł sukces.

Jak zbudować portal self-service?

Etap 1. Planowanie

Celem planowania jest usystematyzowanie wymagań biznesowych i zdefiniowanie celów, jakie ma realizować budowany system. Dobre przygotowanie do tego etapu jest kluczowe, żeby złapać wspólny język z partnerem technologicznym i zarysować szerszy obraz całego wdrożenia.

Od czego zacząć planowanie?

  • Wykonaj analizę i określ cele SMART projektu;
  • zidentyfikuj grupy docelowe projektowanej aplikacji;
  • zbierz założenia biznesowe realizowanego systemu;
  • przygotuj opis wspieranych procesów biznesowych.

Doświadczony partner technologiczny będzie starał się jak najlepiej poznać specyfikę Twojej firmy, żeby osadzić projekt w kontekście biznesowym. Przygotuj się do odpowiedzi na pytania np. o:

  • corporate identity,
  • misję i kulturę organizacyjną,
  • branżę, w jakiej działasz,
  • mocne i słabe strony firmy,
  • obszary przewagi konkurencyjnej.

 Pro Tip

Planowanie warto przeprowadzić w formie wspólnych warsztatów, podczas których obie strony będą mogły omówić najważniejsze założenia aplikacji i sprecyzować zakres projektu. Spotkanie na żywo ułatwi komunikację i pomoże zbudować silniejszą relację. Dzięki temu łatwiej będzie uniknąć ewentualnych nieporozumień w przyszłości.

Etap 2. Analiza przedwdrożeniowa

Analiza przedwdrożeniowa pozwoli Ci przełożyć potrzeby biznesowe na opis konkretnych wymagań i funkcji dedykowanego oprogramowania. Ten etap będzie od Ciebie wymagać dobrej znajomości procesów oraz trafnej oceny potrzeb organizacji.

Jako osoba zarządzająca masz prawo nie znać dobrze szczegółów operacyjnej, codziennej pracy końcowych użytkowników systemu. W takiej sytuacji warto zaangażować do współpracy przedstawicieli różnych działów w firmie, którzy w praktyce będą korzystać z nowego systemu.

Podczas analizy przedwdrożeniowej wspólnie z partnerem technologicznym:

  • zaprojektujesz architekturę informacji,
  • stworzysz listę wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych,
  • zaplanujesz proces migracji danych z obecnego systemu,
  • ustalisz role i uprawnienia poszczególnych użytkowników systemu,
  • określisz oczekiwane rezultaty wdrożenia.

Dostawca IT powinien posiadać wiedzę i doświadczenie, które pozwolą mu zweryfikować Twoje pomysły i przełożyć je na skuteczne rozwiązania technologiczne. Dzięki temu będziecie mogli wyjść poza ramy projektu i wspólnie odkrywać rozwiązania, które będą najlepsze dla Twojego biznesu.

 Pro Tip

Od jakości analizy przedwdrożeniowej zależy sukces całego projektu. Im więcej czasu poświęcisz na wywiady wewnątrz własnej organizacji i otwarty dialog z dostawcą IT na temat Twoich oczekiwań, tym lepszy system zbudujesz. Dzięki temu będziesz mógł podjąć świadome decyzje na temat różnych aspektów zamawianego oprogramowania. Wysiłek włożony w ten etap pozwoli Ci uniknąć dużej liczby kosztownych zmian i poprawek w kolejnych fazach projektu.

Etap 3. Design UX/UI

Kolejnym krokiem jest przygotowanie ogólnego zarysu projektowanego rozwiązania. Na podstawie wspólnych ustaleń dostawca IT przygotuje dla Ciebie koncepcję, która będzie przedstawiać docelową strukturę informacyjną i wygląd systemu. Otrzymasz m.in.:

  • projekt globalnej nawigacji,
  • spójną koncepcję UX głównego ekranu oraz najważniejszych obszarów projektowanego rozwiązania,
  • projekt architektury informacji,
  • projekt koncepcji doświadczeń użytkowników,
  • projekt interfejsu graficznego dla kluczowych ekranów (w wersji mobile i desktop).

Po zaakceptowaniu przez Ciebie linii kreatywnej rozpocznie się kolejny etap projektu, jakim jest tworzenie oprogramowania.

 Pro Tip

Na tym etapie warto przeprowadzić badania UX i zweryfikować projekt aplikacji z użytkownikami. Pozwoli Ci to zebrać feedback od osób, które w rzeczywistości będą korzystać z systemu i sprawdzić, czy projektowane rozwiązanie będzie dla nich intuicyjne. Dzięki temu zaprojektujesz Customer Experience na wyższym poziomie i unikniesz błędów, które w późniejszych etapach projektu mogą być ciężkie do rozwiązania.

  

Nowy portal krok po kroku: narzędzia, wskazówki, trendy

Etap 4. Tworzenie oprogramowania

W tej fazie zaczynają się prace nad przygotowaniem zamawianego oprogramowania zgodnie z zaakceptowaną wcześniej listą wymagań i projektem koncepcyjnym. Zadania na tym etapie będą obejmować różne aspekty tworzenia softwaru — w zależności od Twoich indywidualnych wymagań. Czasami projekt będzie wymagał pisania kodu zupełnie od zera, innym razem będzie można wykorzystać elementy istniejących aplikacji.

W obu przypadkach zespół programistów będzie odpowiedzialny za:

  • stworzenie dedykowanych komponentów,
  • zintegrowanie systemu z innymi narzędziami,
  • przystosowanie wyglądu systemu na podstawie projektu graficznego,
  • przygotowanie środowiska produkcyjnego.

Jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej, teraz jest dobry moment, żeby zaangażować do współpracy Administratora Działu IT w Twojej organizacji. Zespół wdrożeniowy będzie potrzebować od niego dostępu do dokumentacji technicznej, szczegółowych informacji dotyczących integracji projektowanego systemu z innymi narzędziami, niezbędnych dostępów, uprawnień itp. Sprawna współpraca pomiędzy osobami technicznymi przyśpieszy realizację projektu.

 Pro Tip

Może się wydawać, że ten etap nie wymaga od Ciebie dużego zaangażowania, ale to nie prawda. To bardzo ważne, aby pozostać w aktywnym kontakcie z partnerem technologicznym i poświęć odpowiednio dużo czasu na testowanie interfejsu, ocenianie prototypów i feedback dla programistów. Wprowadzanie drobnych poprawek na bieżąco jest dużo łatwiejsze, szybsze i mniej kosztowne niż zostawianie tego na koniec. Takie podejście pozwoli Ci uniknąć niewłaściwej implementacji i rozczarowań finalnym produktem.

Etap 5. Testowanie

Testowanie pozwala sprawdzić poprawne działanie dedykowanej aplikacji i zweryfikować czy wszystkie założenia projektu zostały zrealizowane. Jakie testy powinny zostać przeprowadzone na tym etapie?

  1. Testy wewnętrzne i integracyjne - przeprowadza się je w celu wykrycia błędów w interfejsach oraz komunikacji między poszczególnymi modułami systemu. Pozwalają sprawdzić, czy dane sprawnie przepływają między podłączonymi komponentami oraz usunąć błędy, które spowalniają interakcje użytkowników z aplikacją. 
  2. Testy UAT (User Acceptance Testing) - są to testy akceptacyjne, na podstawie których (jako osoba po stronie biznesu) możesz odebrać zamówioną aplikację. Ich celem jest sprawdzenie, czy dedykowane oprogramowanie jest zgodne z Twoimi oczekiwaniami oraz, czy poprawnie odpowiada na wszelkie działania, które będą podejmować jego ostateczni użytkownicy.
  3. Testy obciążeniowe i wydajnościowe - są potrzebne, aby sprawdzić, czy stworzony program działa prawidłowo, czy też wymaga jeszcze dodatkowych optymalizacji. Testy powinny jak najwierniej odzwierciedlać zachowanie użytkowników podczas wzmożonego ruchu, umożliwiając z wyprzedzeniem przygotowanie się do bezawaryjnej obsługi podwyższonej liczby wejść.

 Pro Tip

W procesie sprawdzania jakości dedykowanego oprogramowania niezwykle istotne jest przeprowadzenie dodatkowych testów bezpieczeństwa. Pozwalają one ocenić podatność systemu na zagrożenia. Dobrą praktyką jest zlecenie takich testów zewnętrznej firmie, która nie była zaangażowana w obecny projekt.

Etap 6. Wdrożenie aplikacji i onboarding użytkowników

Stworzenie systemu, który spełnia założenia biznesowe, to tylko część sukcesu. Prawdziwe życie aplikacji rozpoczyna się po uruchomieniu jej w środowisku produkcyjnym.

To kluczowy czas, w którym większość użytkowników zapoznaje się z nowym systemem, odkrywa jego możliwości i uczy się jak go używać. Aby ten proces przebiegł pomyślnie Twój dostawca IT powinien zapewnić Ci wsparcie w tym szczególnym okresie oraz zadbać o onboarding użytkowników.

Żadna ilość testów nie wykryje wszystkich błędów, które mogą wystąpić po uruchomieniu systemu. Realni użytkownicy najlepiej wskażą miejsca, które wymagają poprawek. Warto zatem podpytać dostawcę o jego doświadczenia w tym zakresie i zaplanować onboarding.

 Pro Tip

Onboarding ma również ogromne znaczenie jeśli z Twojej aplikacji będą korzystać klienci. Wdrożenie zaawansowanego onboardingu, które zrealizowaliśmy dla NN Investment Partners TFI podniosło konwersję sprzedaży trudnego zakupowo produktu, jakim są fundusze inwestycyjne. Więcej o znaczeniu cyfrowego onboardingu pisaliśmy również na przykładzie branży bankowej.

Podsumowanie

Obecnie rynek oferuje prawdziwe zatrzęsienie gotowych aplikacji, platform i innych systemów IT dedykowanych firmom z przeróżnych branż. Jednak kiedy zaczniesz przyglądać się im bliżej, okazuje się, że dopasowanie ich do konkretnych potrzeb i procesów jest kosztowne i czasochłonne. Często też wiąże się z rezygnacją z wielu pomysłów oraz chodzeniem na kompromisy, na które wcale nie masz ochoty się godzić.

Wybierając oprogramowanie na zamówienie, nie musisz się o to martwić. Masz pewność, że spełni ono wszystkie Twoje wymagania, obsłuży unikatowe procesy biznesowe i będzie wspierać rozwój Twojej firmy.