Grzegorz Ścisło

e-point International CEO

Cele SMART dla projektu. Niezbędny składnik maksymalizujący sukces projektu dla organizacji

Project ManagementPraca w e-pointPortale

Przed uruchomieniem nowego portalu należy określić listę celów, które chcemy osiągnąć przez jego wdrożenie. Sposób ich ustalenia wpływa na to w jakim stopniu manager będzie w stanie śledzić postępy w realizacji projektu i sprawdzać, czy są one zgodne z oczekiwaniami. Z tego powodu warto poświęcić im trochę więcej czasu.

Jasne cele prowadzą zespół przez poszczególne etapy projektu i pomagają utrzymać właściwy kierunek. Według zasady 10/90, poświęcenie 10% czasu projektowania na prawidłowe zdefiniowanie celów może zmniejszyć liczbę problemów w projekcie nawet o 90%.

I chociaż znanych jest wiele metod wyznaczania celów projektu, jedną z najskuteczniejszych nadal pozostaje analiza SMART. Zakłada ona, że każdy kompletnie zdefiniowany cel można scharakteryzować za pomocą 5 cech:

KONKRETNOŚĆ
(SPECIFIC)

Cel jest konkretny, kiedy każdy uczestnik projektu rozumie go tak samo. Niespełnienie tego warunku może być przyczyną niepowodzenia całego przedsięwzięcia, ponieważ poszczególne osoby zaangażowane w projekt będą interpretować cel inaczej.

MIERZALNOŚĆ
(MEASURABLE)

Cel powinien być możliwy do zdefiniowania w wartościach liczbowych (np.finansowych), które da się obiektywnie zmierzyć i ocenić. Tak więc można sprawdzić czy i w jakim stopniu cel został osiągnięty. Jeśli celu nie można zmierzyć, to niestety nie można nim zarządzać.

OSIĄGALNOŚĆ
(ACHIEVABLE)

Cel musi być realistyczny i wykonywalny przy ograniczeniach czasowych, finansowych, kompetencyjnych czy rynkowych. Dobrze, jeśli cel stanowi wyzwanie i jest lekko poza obecnym zasięgiem zespołu. Nie powinien być jednak oderwany od rzeczywistości, ponieważ  może się wtedy zmienić w nierealistyczne marzenie.

ISTOTNOŚĆ
(RELEVANT)
 

Cel stanowi wartość dodaną dla organizacji oraz zgadza się z jej wizją i bieżącymi potrzebami.

OKREŚLONOŚĆ W CZASIE
(TIME-BOUND)

Każdy element celu musi być możliwy do osiągnięcia w konkretnym, jednoznacznie określonym czasie.

Cele, które spełniają powyższe kryteria, będą stanowiły skuteczne narzędzie zarządzania zespołem, ułatwiające menadżerowi komunikację ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt w tym zewnętrznymi interesariuszami. Dobrze zdefiniowane cele ułatwią również uczestnikom projektu identyfikowanie się z nim i jego końcowym sukcesem.

Czym NIE są cele SMART?

Cele często są mylone z innymi elementami związanymi z opisem projektu i jego wyników. Pamiętaj, że cele SMART nie są:

  • Wizją, czyli najbardziej ogólnym i najszerszym spojrzeniem na projekt w kontekście organizacji, które często odnosi się do jej aspiracji. Projekt powinien wpisywać się w wizję organizacji popychając ją w odpowiednim kierunku, ale sam zazwyczaj jej nie spełnia.
    Przykład jak projekt wpisuje się w wizję firmy: Pomagamy klientom w opanowaniu ryzyka ich codziennego życia (misja firmy), a uruchomienie portalu ułatwi dostęp do naszej oferty ubezpieczeniowej szerszej grupie odbiorców (udział projektu w realizacji misji firmy).
  • Założeniami do projektu tj. celami wysokiego poziomu, które są ogólne i prezentują generalny kontekst projektu w stosunku do organizacji.
    Przykład celu wysokiego poziomu, który nie jest SMART: Nowy portal powinien zwiększyć poziom satysfakcji końcowego klienta z procesu wyboru i zakupu najkorzystniejszego ubezpieczenia.

Czym SĄ cele SMART?

Cele SMART są dekompozycją założeń do projektu w synergii z wizją firmy. Zakres projektu jest dzielony na cele, każdy z celów podlega jednoznacznemu zdefiniowaniu, a jakość ich definicji wpływa na jego końcowy rezultat.

Przykład celu SMART

CEL: Zwiększenie ruchu generowanego z wyszukiwarki Google na portalu o 10% w ciągu najbliższych 2 miesięcy.

KONKRETNOŚĆ

Zwiększenie ruchu generowanego z wyszukiwarki Google.
(Cel jest wyraźnie zdefiniowany)

MIERZALNOŚĆ

Zwiększenie ruchu powinno wynieść 10% w stosunku do poziomu obecnego.
(Cel jest mierzalny)

OSIĄGALNOŚĆ

Podniesienie sprawności o 10% jest trudne, ale osiągalne i wymaga konkretnego wysiłku osób zdefiniowanych jako KTO. Znamy metody zwiększania ruchu generowanego z wyszukiwarki Google.
(Cel jest osiągalny)

ISTOTNOŚĆ
 

Ruch z wyszukiwarek jest najcenniejszym źródłem ruchu dla firmy.
(Cel jest istotny)

OKREŚLONOŚĆ W CZASIE

2 miesiące.
(Cel ma określony termin)

Cele SMART to droga do wielu „małych zwycięstw”

Osiąganie sukcesów przez członków zespołu to czynnik, który ma olbrzymi wpływ na efektywność i zaangażowanie zespołu projektowego. To ono napędza członków zespołu i pozwala im przekraczać swoje dotychczasowe ograniczenia. Posiadając cele spełniające kryteria SMART łatwiej podzielić projekt na etapy, z których każdy będzie miał sens. W efekcie kierownik może łatwo określić każdy krok, który przybliża zespół do jego realizacji i zmierzyć stopień wykonanej pracy.

Jest to także dobry sposób na dbanie o morale współpracowników. Zauważenie wykonania celu SMART przez kierownika (nawet bez specjalnej pochwały) jest jednym z kluczowych narzędzi motywowania zespołu. Pokazuje im, że ich praca jest rzeczywiście dostrzegana wewnątrz organizacji, co zachęca ich do osiągania kolejnych celów. Realizacja każdego z celów SMART jest podstawą do świętowania sukcesu wśród zaangażowanych członków zespołu.

Z celami SMART kierownik ma większą kontrolę nad projektem

W wielkich projektach kaskadowych często przywołuje się pytanie „jak zjeść słonia” tj. jak zrealizować co tak wielkiego? Odpowiedź jest zaskakująco prosta: kawałek po kawałku.

Przy skomplikowanych i wielodyscyplinarnych projektach jak wdrożenie nowego portalu, cele SMART pozwalają rozbić jedno wielkie wyzwanie na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania fragmenty. Taka dekompozycja ułatwia zachowanie kontroli podczas realizacji projektu i umożliwia optymalne zaplanowanie jego poszczególnych etapów.

Podejście SMART ułatwia też określenie kamieni milowych, które pozwalają na sprawne monitorowanie postępów prac. Możliwość dokładnej oceny realizacji poszczególnych zadań, pozwala szybko zauważyć, kiedy zespół zaczyna zbaczać z wyznaczonego kursu. Komplikacje są więc wychwytywane dość wcześnie, zanim jeszcze dojdzie do ich kumulacji, co stanowiłoby poważne ryzyko dla projektu.

Jak upewnić się, że wybrane cele są SMART?

Aby sprawdzić, czy cele są SMART, dobrze jest poznać odpowiedzi na większość z poniższych pytań. Udzielone odpowiedzi nie wchodzą same z siebie do definicji celu SMART, lecz znacząco ułatwiają proces definiowania celów wiążąc go z rzeczywistością projektową.

KONKRETNOŚĆ
  • Dlaczego realizujemy ten cel?
  • Kto będzie bezpośrednio zaangażowany w to zadanie?
  • Kogo pośrednio angażuje ten cel?
  • Kto będzie wykonywał poszczególne elementy tego zadania?
  • Gdzie ten cel będzie realizowany?
  • Jakie są ograniczenia, które musimy uwzględnić podczas jego realizacji?
MIERZALNOŚĆ
  • Czy ten cel jest możliwy do zmierzenia?
  • W jaki sposób zostanie sprawdzony stan i stopień jego realizacji?
OSIĄGALNOŚĆ
  • Czy cel jest możliwy do osiągnięcia w wybranej przez nas technologii?
  • Czy mamy wystarczające środki, aby zrealizować ten cel?
  • Czy dysponujemy wymaganymi kompetencjami?
ISTOTNOŚĆ
 
  • Czy realizacja tego celu pomoże w realizacji jakiej części wizji organizacji?
  • W jaki sposób ten cel pomoże w realizacji tej wizji?
  • Co ten cel ułatwi w działalności biznesowej organizacji?
OKREŚLONOŚĆ W CZASIE
  • Kiedy ten cel będzie zrealizowany?

Dlaczego wyznaczanie celów jest ważne?

Wyznaczanie celów jest kluczowym elementem tworzenia mapy drogowej projektu, która pomoże doprowadzić prace realizacyjne do sukcesu. Z zestawieniem dobrze zdefiniowanych celów SMART łatwo jest ustalić niezbędną listę zadań do wykonania, co ostatecznie usprawnia realizację całości projektu i zapewnia kierownikowi solidne narzędzie kontroli postępu prac.