Przetwarzanie danych osobowych w ramach kontaktu z klientami i innymi podmiotami współpracującymi

Kto jest Administratorem Twoich danych?

Administratorem danych jest e-point SA z siedzibą w Warszawie, ul. Filona 16, 02-658 Warszawa (zwany dalej również „Administratorem” lub „Spółką”).  Jeśli potrzebujesz jakichkolwiek informacji związanych z ochroną danych osobowych lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw dotyczących przetwarzania danych, skontaktuj się z Administratorem lub wyznaczonym przez niego Inspektorem Ochrony Danych.  Taki kontakt może się odbyć drogą elektroniczną lub pisemnie na podany adres Administratora:

  • e-point SA, IOD, ul. Filona 16, 02-658 Warszawa, e-mail: iod@e-point.pl

Jakie dane przetwarzamy?

W ramach swojej działalności zbieramy i przetwarzamy m.in. dane osobowe następujących kategorii osób:

  • klientów lub potencjalnych klientów,
  • innych podmiotów współpracujących lub potencjalnych podmiotów współpracujących (takich jak dostawcy lub podwykonawcy),
  • pracowników, współpracowników, przedstawicieli lub reprezentantów wyżej wymienionych podmiotów.

Przetwarzane dane osobowe w zależności od celu przetwarzania mogą obejmować dane związane z zawarciem i wykonaniem umów, dane kontaktowe, dane zawarte w korespondencji, dane dotyczące rozliczeń.

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane?

Twoje dane będą przetwarzane w celu:

  1. zawarcia i wykonania umowy, jeżeli jesteś stroną tej umowy – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
  2. wykonania naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
  3. wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Takim celem wynikającym z prawnie uzasadnionego interesu Administratora jest:
  • zawieranie i wykonywanie umów klientami i podmiotami współpracującymi,
  • komunikacja z klientami i podmiotami współpracującymi lub potencjalnymi klientami i podmiotami współpracującymi,
  • prowadzenie wewnętrznych rejestrów, zestawień, analiz, prowadzenie audytów, archiwizacja dokumentów, wymiana danych za pomocą systemów informatycznych,
  • marketing bezpośredni usług Administratora i podmiotów powiązanych kapitałowo z Administratorem („podmiotów z Grupy e-point”),
  • ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

Podanie danych osobowych w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne. Podanie danych w celu zawarcia i wykonania umowy jest niezbędne, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy lub brakiem możliwości należytego jej wykonania. W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne.

W jaki sposób zbieramy Twoje dane?

Będziemy przetwarzać Twoje dane, jeśli je nam udostępnisz. Ponadto, jeżeli jesteś pracownikiem, współpracownikiem, przedstawicielem lub reprezentantem klienta lub potencjalnego klienta albo podmiotu współpracującego Twoje dane osobowe możemy otrzymać od podmiotu, który reprezentujesz lub dla którego pracujesz.  Możemy również otrzymać Twoje dane z publicznie dostępnych rejestrów lub portali internetowych, a także z wewnętrznych baz danych podmiotów Grupy e-point.  Dane zebrane od osób trzecich będziemy przetwarzać jeżeli istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna.

Komu mogą zostać przekazane Twoje dane?

Administrator może przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Administratora w związku z prowadzeniem działalności lub obsługą systemów informatycznych. Ponadto Administrator będzie udostępniać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, takim jak organy administracji publicznej, sądy o ile taki obowiązek wynikać będzie z przepisów prawa. Administrator może również udostępniać dane podmiotom z Grupy e-point. Twoje dane mogą być przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych o ile podmioty mające siedzibę w tych państwach w odpowiedni sposób zabezpieczają dane osobowe. W takim wypadku Administrator będzie stosować odpowiednie środki, takie jak np. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub zapewni, że przekazanie danych nastąpi na teren kraju, który jest przedmiotem decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych.  Możesz także uzyskać dodatkowe informacje w zakresie przekazywania danych poza EOG i kopię odpowiedniego zabezpieczenia, kierując pytanie na wskazany powyżej adres do kontaktu.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

W przypadku danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy i jej rozliczenia.  W odniesieniu do danych przetwarzanych w celu wykonania naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa, dane będą przetwarzane tak długo jak wymagają tego przepisy prawa, jak również przez okres niezbędny do wykazania przed odpowiednimi organami prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych. Dane przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tego celu. Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będą przetwarzane przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat). Dane przetwarzane w celach marketingowych będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu. W każdym przypadku Administrator będzie przetwarzać Twoje dane osobowe nie dłużej niż będzie to niezbędne do realizacji określnego celu. 

Jakie masz prawa?

Przysługuje Ci prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
  • sprostowania swoich nieprawidłowych danych;
  • żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO;
  • żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO;
  • przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany.

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.