Wdrożenie PIM w hurtowni i dystrybucji. Jak wybrać odpowiedniego partnera?

Im więcej produktów, dostawców i kanałów sprzedaży, tym większą rolę odgrywa jakość danych produktowych. Przy kilku tysiącach indeksów Excel jeszcze może działać. Przy kilkudziesięciu tysiącach produktów, wielu źródłach danych, e-commerce B2B i rozbudowanym ERP sytuacja szybko się komplikuje.

Wtedy pojawia się potrzeba wdrożenia systemu PIM (Product Information Management). PIM pozwala zebrać informacje produktowe w jednym miejscu, zarządzać ich jakością i przekazywać je dalej do e-commerce, marketplace'ów, stron internetowych czy innych systemów sprzedażowych. Sam wybór systemu to jednak dopiero część decyzji.

Dla hurtowni i dystrybutora równie ważny jest wybór firmy, która PIM zaprojektuje i wdroży. Partner musi rozumieć nie tylko technologię. Powinien wiedzieć, skąd biorą się dane, kto z nich korzysta, jakie systemy trzeba połączyć i jak informacja produktowa wpływa na codzienną sprzedaż. Jak więc wybrać partnera PIM dla firmy dystrybucyjnej?

Dlaczego wdrożenie PIM u dystrybutora jest inne?

Dystrybutor rzadko sam tworzy wszystkie informacje o produkcie. Dane mogą przychodzić od dziesiątek lub setek producentów. Każdy dostarcza je w innym formacie i z innym poziomem szczegółowości. Część informacji znajduje się już w ERP. Inne są w arkuszach, katalogach dostawców, folderach sieciowych, e-commerce albo systemach marketingowych. Jeden produkt może mieć kilka różnych „wersji prawdy”.

ERP przechowuje kod produktu, cenę, dostępność czy informacje logistyczne. Marketing ma opisy i zdjęcia. Dział techniczny zarządza dokumentacją. E-commerce potrzebuje jeszcze innych atrybutów. Handlowiec korzysta z tego wszystkiego, gdy przygotowuje ofertę dla klienta.

Przy dużym katalogu ręczne koordynowanie tego procesu przestaje się skalować. Ten problem szerzej opisujemy w artykule o chaosie w danych produktowych. Wdrożenie PIM w hurtowni nie powinno zaczynać się od konfiguracji systemu. Najpierw trzeba zrozumieć przepływ informacji w firmie.

Dobry partner PIM najpierw pyta, a dopiero później wybiera technologię

Pimcore, Akeneo czy Ergonode różnią się architekturą, modelem licencyjnym, możliwościami integracyjnymi i zakresem funkcji. Nie istnieje jeden PIM odpowiedni dla każdego dystrybutora. Proces wyboru powinien zaczynać się od pytań.

Ile produktów znajduje się w katalogu? Ilu dostawców przekazuje dane? Gdzie obecnie znajdują się informacje o produktach? Który system jest źródłem danych logistycznych? Ile kanałów trzeba zasilać? Jak często zmieniają się dane? Kto odpowiada za ich uzupełnienie i akceptację? Dopiero na tej podstawie można ocenić technologię.

Takie podejście zastosowaliśmy m.in. w przypadku naszego klienta, firmy Budmech. Najpierw przeprowadziliśmy analizę procesów i wymagań oraz porównaliśmy dostępne rozwiązania. Ocenialiśmy Pimcore, Ergonode i Akeneo m.in. pod kątem automatyzacji, kosztów, możliwości dostosowania i integracji. Dopiero później klient wybrał rozwiązanie docelowe.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy do wdrożenia PIM?

Cena wdrożenia oczywiście ma znaczenie. Nie powinna jednak być pierwszym kryterium. W przypadku dystrybucji znacznie ważniejsze jest to, czy partner potrafi połączyć kompetencje związane z danymi, integracjami, e-commerce i procesami biznesowymi.

Zapytaj potencjalnego partnera nie tylko o liczbę wdrożeń. Sprawdź, jak złożone katalogi obsługiwał i jakie problemy musiał w nich rozwiązać.

Doświadczenie z firmami o rozbudowanym katalogu produktów

Inaczej projektuje się PIM dla producenta posiadającego kilkaset produktów, a inaczej dla organizacji zarządzającej tysiącami lub milionami indeksów. Wraz ze skalą rośnie znaczenie struktury kategorii, wariantów, atrybutów, automatyzacji, mechanizmów kontroli jakości i wydajności całego rozwiązania.

Kompetencje integracyjne

PIM nie działa w próżni. W typowej firmie dystrybucyjnej powinien współpracować przede wszystkim z ERP, ale również z e-commerce B2B, CMS, DAM, marketplace'ami i innymi źródłami oraz odbiorcami danych. Partner powinien potrafić odpowiedzieć na pytanie, który system jest właścicielem konkretnego typu informacji.

Cena i stan magazynowy mogą pozostać w ERP. Opisy, parametry techniczne, zdjęcia czy tłumaczenia trafiają do PIM. Platforma e-commerce wykorzystuje następnie dane z obu źródeł. Granice trzeba ustalić przed developmentem.

Dlatego przy wyborze partnera sprawdź, czy ma doświadczenie nie tylko w PIM, ale również w projektach ERP i e-commerce B2B. Sama znajomość panelu administracyjnego PIM może nie wystarczyć.

Znajomość więcej niż jednego systemu PIM

Jeżeli firma wdraża tylko jedno rozwiązanie, naturalnie będzie próbowała dopasować do niego wymagania klienta. Nie zawsze musi to być problem. Warto jednak wiedzieć, czy rekomendacja technologiczna wynika z potrzeb biznesowych, czy z portfolio dostawcy.

e-point pracuje z rozwiązaniami Pimcore, Akeneo i Ergonode. Ich możliwości zestawiliśmy w osobnym porównaniu systemów PIM. Pozwala to zacząć rozmowę od pytania „czego potrzebuje organizacja?”, a nie „jak wdrożyć konkretny produkt?”.

Doświadczenie w automatyzacji procesów opartych na danych

Centralizacja informacji to za mało. Trzeba jeszcze określić, jak dane będą wykorzystywane w codziennej pracy i które procesy można dzięki nim zautomatyzować. Dlatego warto sprawdzić, czy partner potrafi spojrzeć na PIM szerzej niż na repozytorium informacji produktowych.

Dobrym przykładem jest wdrożenie Pimcore dla UDS S.A. Dane o produktach i wcześniejszych realizacjach były wcześniej rozproszone w różnych systemach, na lokalnych dyskach i w dokumentach offline. Handlowcy poświęcali dużo czasu na ich wyszukiwanie, co wydłużało przygotowanie ofert.

Po wdrożeniu PIM informacje znalazły się w jednym miejscu. System został też zintegrowany z narzędziami do kalkulacji, dzięki czemu możliwe stało się automatyczne generowanie wycen dla podobnych konstrukcji i nakładów. Handlowcy mogą szybciej odnajdywać wcześniejsze realizacje i wykorzystywać je przy tworzeniu nowych ofert.

Efekt to mniej ręcznej pracy, szybsze przygotowanie ofert i większa kontrola nad danymi. PIM nie stał się więc kolejną bazą produktów. Został włączony bezpośrednio w proces sprzedaży i obsługi klienta.

Partner PIM powinien rozumieć także sprzedaż B2B

To szczególnie istotne w hurtowniach i firmach dystrybucyjnych. PIM nie powinien być traktowany wyłącznie jako baza danych produktowych. Powinien dostarczać wiarygodne informacje wszędzie tam, gdzie są potrzebne w procesie sprzedaży.

Dobrze obrazuje to wdrożenie PIM dla Iglotex. Firma zarządza niemal 7 tys. produktów, z których każdy opisuje około 50 atrybutów. PIM stał się centralnym źródłem informacji produktowej.

Dzięki temu te same, uporządkowane dane mogą zasilać różne kanały i być wykorzystywane przez różne zespoły. PIM wspiera więc nie tylko zarządzanie katalogiem, ale cały ekosystem sprzedaży B2B.

W przypadku dystrybutora to szczególnie ważne. Dobry partner PIM powinien rozumieć nie tylko strukturę danych, ale również to, gdzie te dane mają później trafić i jak będą wykorzystywane w sprzedaży.

Zapytaj, co wydarzy się przed developmentem

Dobrym testem potencjalnego partnera jest proste pytanie. Co zrobicie, zanim zaczniecie wdrażać system? Jeżeli odpowiedź koncentruje się głównie na konfiguracji środowiska, warto drążyć dalej.

Przed rozpoczęciem developmentu powinny zostać określone co najmniej wymagania biznesowe, architektura informacji, źródła danych, integracje, role użytkowników, kanały docelowe i sposób migracji. Na tym etapie warto też ustalić KPI..

Może to być czas potrzebny na wprowadzenie nowego produktu. Liczba ręcznych operacji. Odsetek kompletnych kart produktowych. Liczba błędów. Czas przygotowania oferty. Koszt obsługi danych.

Dzięki temu po wdrożeniu można odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie niż „czy system działa?”. Czy zmienił sposób działania firmy?

Jeżeli nie masz jeszcze pewności, czego potrzebujesz, pomocne może być wsparcie konsultanta PIM. Taki model może obejmować przygotowanie wymagań, RFI lub RFP, ocenę ofert, analizę ROI, nadzór nad wdrożeniem i rozwój systemu już po uruchomieniu.

Nie porównuj ofert PIM wyłącznie po cenie wdrożenia

Dwie oferty mogą obejmować ten sam system, a mimo to dotyczyć zupełnie innych projektów. Jedna może zakładać podstawową konfigurację PIM i kilka integracji. Druga może obejmować analizę, przebudowę procesów, model danych, migrację, automatyzację, workflow, szkolenia i wsparcie powdrożeniowe. Dlatego przed porównaniem ceny warto sprawdzić zakres.

Warto też spojrzeć dalej niż na koszt samego wdrożenia i policzyć całkowity koszt posiadania systemu w perspektywie 5 lat. Do inwestycji początkowej dochodzą m.in. licencje, hosting, utrzymanie, aktualizacje, rozwój integracji oraz dostosowywanie PIM do nowych potrzeb biznesowych. Rozwiązanie tańsze na starcie nie zawsze będzie tańsze w dłuższej perspektywie.

Jeszcze ważniejsze jest spojrzenie na koszt obecnego sposobu pracy. Ile godzin miesięcznie firma przeznacza na poprawianie danych? Ile trwa przygotowanie produktu do publikacji? Ile pracy wymaga uruchomienie kolejnego kanału? Jak często handlowcy muszą szukać informacji w kilku systemach?

To właśnie te koszty należy zestawić z inwestycją. Więcej o takim podejściu piszemy w artykule jak obliczyć ROI wdrożenia PIM.

Sprawdź, co partner zrobi po uruchomieniu PIM

Go-live nie kończy projektu. Po pierwszych tygodniach pojawiają się nowe potrzeby. Użytkownicy zaczynają pracować z systemem. Firma dodaje nowe produkty, integracje i kanały. Zmieniają się procesy. Przed podpisaniem umowy warto ustalić, jak wygląda stabilizacja i późniejsze wsparcie.

Czy partner rozwija system? Czy pomaga optymalizować workflow? Czy może rozszerzać integracje? Czy zapewnia transfer wiedzy do zespołu?

W e-point proces wdrożenia systemu PIM obejmuje analizę przedwdrożeniową, development, uruchomienie produkcyjne oraz wsparcie po starcie. W dystrybucji ma to szczególne znaczenie. Katalog i kanały sprzedaży zmieniają się cały czas. PIM również musi być gotowy na zmianę.

Jak wybrać partnera PIM dla hurtowni lub dystrybutora

Dobry partner PIM nie powinien zaczynać rozmowy od prezentacji konkretnego systemu. Najpierw powinien zrozumieć katalog produktów, proces sprzedaży, źródła danych i architekturę IT. Dopiero na tej podstawie można dobrać odpowiednią technologię.

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić doświadczenie w projektach dla dystrybucji i B2B, kompetencje integracyjne, znajomość różnych technologii PIM, podejście do modelowania danych i automatyzacji procesów oraz zakres wsparcia po uruchomieniu.

W e-point patrzymy na PIM jako część większego ekosystemu sprzedaży i danych. Pracujemy z Pimcore, Akeneo i Ergonode. Łączymy kompetencje PIM z e-commerce B2B i integracjami z systemami wykorzystywanymi przez duże organizacje. Dzięki temu możemy zacząć nie od pytania „jaki system wdrożyć?”, ale „jaki problem biznesowy chcemy rozwiązać?”.

Nie chodzi przecież o uruchomienie kolejnego narzędzia. PIM powinien stać się wiarygodnym źródłem informacji o produktach i usprawniać procesy, które wykorzystują te dane każdego dnia.