1. O kliencie
UDS S.A. to czołowy polski producent standów tekturowych i opakowań, który wspiera globalne marki w skutecznej prezentacji produktów. Realizuje kompleksowe projekty, obejmujące koncepcję, produkcję, logistykę i dystrybucję, jednocześnie stale inwestując w rozwój technologiczny i operacyjny.
Firma konsekwentnie rozwija swoje kompetencje, stawiając na wysoką jakość realizacji i innowacyjne podejście do projektów. Liczne nagrody i wyróżnienia potwierdzają jej ugruntowaną pozycję na rynku oraz doświadczenie w realizacji wymagających projektów.
2. Wyzwanie
Klient zmagał się z brakiem jednego, spójnego źródła informacji o produktach i zrealizowanych projektach. Dane były rozproszone w różnych systemach, na dyskach lokalnych oraz w dokumentach offline, co znacząco utrudniało dostęp do kluczowych informacji. W praktyce oznaczało to długie godziny poświęcone na ręczne wyszukiwanie szczegółów, co przekładało się na wolniejsze procesy ofertowe.
Dodatkowym wyzwaniem była nieefektywna prezentacja portfolio zrealizowanych projektów. Handlowcy nie mieli prostego sposobu na szybkie odnalezienie podobnych realizacji, które mogłyby zainteresować potencjalnych klientów. Brak narzędzia umożliwiającego dynamiczne wyszukiwanie i filtrowanie realizacji powodował, że proces sprzedaży się wydłużał.
Chaos w danych ograniczał skalowalność biznesu. Każde nowe zapytanie ofertowe wymagało dużego nakładu pracy, a brak centralnego repozytorium danych uniemożliwiał łatwe wykorzystywanie wcześniejszych realizacji do budowania nowych ofert. Wiedzieliśmy, że potrzeba tu sprawdzonego rozwiązania.
„Technologia to tylko jeden z elementów. Kluczowe jest to, jak cała organizacja pracuje z danymi i procesami. Dlatego w tym projekcie pracowaliśmy wspólnie z klientem nad uporządkowaniem podejścia do danych i ich wykorzystania w codziennej pracy. Bez takiej zmiany wewnątrz organizacji nawet najlepsze narzędzia nie przełożą się na skalowanie sprzedaży.
Klient od początku wykazywał dużą dojrzałość cyfrową i widział korzyści biznesowe z niestandardowego podejścia do PIM-a, dzięki czemu nie trzeba było nikogo przekonywać. Pozostało nam jedynie odpowiednie zaprojektowanie rozwiązania”
3. Rozwiązanie
Dane produktowe w jednym miejscu
System stał się centralnym źródłem informacji o zrealizowanych zleceniach oraz gotowych produktach, co znacząco przyspieszyło proces sprzedaży i wyeliminowało błędy wynikające z manualnego zarządzania informacjami. Wszystkie dane są teraz dostępne w jednym miejscu, co umożliwia szybki i precyzyjny dostęp do informacji zarówno dla handlowców, jak i zespołów operacyjnych.
Dzięki odpowiednim integracjom i nowemu systemowi handlowcy mogą natychmiast odnaleźć dopasowane realizacje z przeszłości. Skróciło to czas przygotowywania ofert i zwiększyło skuteczność sprzedaży.
System został zintegrowanyz narzędziami służącymi do kalkulacji, co pozwoliło na automatyczne generowanie wycen dla zbliżonych konstrukcji i nakładów. Proces ofertowania stał się bardziej precyzyjny, a decyzje podejmowane są na podstawie rzetelnych i aktualnych danych.
„Dzięki nowemu systemowi mamy pełną kontrolę nad danymi produktowymi i historią realizacji. Handlowcy mogą teraz w kilka chwil odnaleźć najbardziej dopasowane przykłady realizacji dla klientów, co skróciło czas przygotowania ofert i poprawiło konwersję.”
Dodatkowym atutem było wdrożenie modułu Digital Asset Management (DAM), który umożliwia dynamiczne przeglądanie i zarządzanie portfolio zrealizowanych projektów. Handlowcy mogą teraz łatwo prezentować wcześniejsze realizacje, co ułatwia podejmowanie decyzji zakupowych i zwiększa konkurencyjność UDS S.A. na rynku. System zapewnia pełną kontrolę nad danymi, a jego elastyczność pozwala na dalszy rozwój i integrację z nowymi narzędziami.
Integracja DAM z OpenStack Swift (Object Storage) umożliwia przechowywanie dużej liczby zasobów przy zachowaniu ich efektywnej dostępności. Inne systemy mają bezpośredni dostęp do tych samych assetów, co minimalizuje redundancję danych.
Wdrożono również Pimcore Data Importer oraz przygotowano przykładowe szablony importów. Moduł umożliwia automatyczny import danych z plików (np. Excel) oraz zaawansowane mapowanie pól na atrybuty obiektów, co pozwala na elastyczne dostosowanie importu do indywidualnych wymagań.
4. Rezultat
Proces obsługi klienta został zoptymalizowany
Wdrożenie PIMCORE w UDS S.A. usprawniło zarządzanie danymi produktowymi i procesem ofertowania, eliminując kluczowe bariery operacyjne. Handlowcy zyskali natychmiastowy dostęp do uporządkowanych informacji o produktach i wcześniejszych realizacjach, co pozwala im szybciej tworzyć precyzyjne oferty i unikać błędów wynikających z ręcznego wyszukiwania danych.
Centralizacja i automatyzacja procesów umożliwiły efektywne ponowne wykorzystanie danych, przyspieszając przygotowanie ofert i zwiększając skuteczność sprzedaży. Dzięki integracji z narzędziem do kalkulacji generowanie wycen stało się szybsze i bardziej precyzyjne, co przełożyło się na optymalizację całego procesu obsługi klienta. Poniżej rezultaty naszej pracy.
Szybsza sprzedaż
Lepsza organizacja danych
Zwiększona efektywność
Automatyzacja ofertowania
Większa kontrola nad danymi
Lepsza jakość ofert
Skalowalność biznesu
Efektywniejsze zespoły
UDS S.A. osiągnęło większą elastyczność operacyjną, a także możliwość skalowania biznesu na podstawie spójnych, łatwo dostępnych danych. Lepsza organizacja informacji i usprawnienie procesów przełożyły się na większą efektywność operacyjną, sprawniejsze zarządzanie zamówieniami i bardziej konkurencyjną ofertę dla klientów.
Partnerskie podejście do współpracy
Od samego początku zależało nam, aby wdrożenie realnie wspierało codzienną pracę zespołu UDS S.A. Na pierwszych warsztatach wspólnie z klientem stworzyliśmy konkretne scenariusze wykorzystania systemu PIM w aktualnych procesach. Kluczowe było to, by narzędzie nie funkcjonowało obok rzeczywistości operacyjnej firmy, lecz aktywnie ją wspierało.
W trakcie projektu klient zdecydował się wdrożyć własny mechanizm do importu danych, co na chwilę zatrzymało nasze prace. Dzięki regularnemu kontaktowi i elastyczności obu stron szybko dopasowaliśmy harmonogram, a po zakończeniu prac nad importerem wróciliśmy do wdrożenia bez strat czasowych.
”Z naszej perspektywy współpraca z e-point to coś więcej niż wykonanie założeń projektowych. To wspólne podejmowanie decyzji, szybka reakcja na zmieniające się potrzeby oraz gotowość do poszukiwania najlepszych rozwiązań na każdym etapie.”
Przejrzysta komunikacja i terminowe ustalanie kolejnych kroków pozwoliły utrzymać ciągłość działań i wysoką jakość realizacji, przy jednoczesnym uwzględnieniu nowych wymagań i inicjatyw po stronie Klienta.
Jeśli Twoja firma również potrzebuje lepszej organizacji danych i usprawnienia procesów ofertowych, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wdrożyć sprawdzone rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.