Grzegorz Ścisło

e-point International CEO

Wdrażanie nowego portalu z perspektywy Project Managera. Jak rozmawiać z wewnętrznym IT?

PortaleTechnologiaProject Management

Uruchomienie nowego systemu CMS (na którym zostanie zbudowany portal) stanowi złożony projekt technologiczny, wymagający zaangażowania specjalistów z różnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wśród nich szczególną rolę pełnią przedstawiciele wewnętrznego działu IT.

Wykorzystanie ich wiedzy i umiejętności stanowi jeden z kluczowych determinantów sukcesu projektu. Jednocześnie nie jest tajemnicą, że często współpraca z działem IT jest źródłem napięć, a nawet konfliktów. Dlatego warto przygotować się do niej szczególnie starannie.

Jak przygotować się do rozmowy z IT?

Postawa kierownika biznesowego projektu ma kluczowy wpływ na stosunek IT do planowanego wdrożenia. Jeśli zespół IT dostrzeże w nim merytorycznego partnera, który rozumie ich punkt widzenia i jasno komunikuje potrzeby, prawdopodobnie weźmie aktywny udział w realizacji projektu.

Przed wprowadzeniem IT w temat planowanego projektowania, implementacji i wdrożenia nowego systemu CMS (projekt) należy:

  • wykonać analizę SMART i określić cele projektu,
  • ustalić w jakich obszarach będziemy potrzebować wsparcia ze strony wewnętrznego IT,
  • sporządzić wstępny plan projektu.

Dla każdego menedżera oczywiste jest, że efektywność pracy zespołu w dużym stopniu zależy od motywacji jego członków. Łatwo zauważyć, że pracownicy wewnętrznego działu IT mogą mieć subiektywne obawy związane z nowym projektem lub wręcz specyfika architektury systemu CMS może przysporzyć im obiektywnych problemów. To z kolei przekłada się na słabszą motywację do wspierania przedsięwzięcia.

Myślisz o nowym systemie CMS?

Te pytania ułatwią Ci współpracę z wewnętrznym IT.

Analiza SMART

Punktem wyjścia do realizacji projektu jest odpowiedź na pytanie, jaki problem biznesowy ma rozwiązać nowy portal zbudowany na systemie CMS. Dzięki temu będziemy mogli określić dokładne cele projektu, śledzić postępy prac i mierzyć ich efekty. Formułując cele, wykorzystajmy metodę SMART, czyli zadbajmy, by były one:

  • konkretne (specific), czyli jednoznaczne, wolne od interpretacji i tak samo zrozumiałe dla wszystkich uczestników projektu,
  • mierzalne (measurable), czyli sformułowane w sposób, który umożliwi dokładną ocenę tego czy i w jakim stopniu zostały osiągnięte,
  • osiągalne (achievable), czyli realistyczne i możliwe do zrealizowania,
  • istotne (relevant), czyli stanowią rzeczywistą wartość dla wybranego podmiotu np. firmy, jednostki organizacyjnej, partnerów biznesowych itp.,
  • określone w czasie (time-bound), czyli mają zdefiniowane ramy czasowe, włącznie z terminami wykonania poszczególnych etapów.

Takie przedstawienie celów ułatwi priorytetyzację zadań i zhierarchizowanie poszczególnych elementów. Znajdzie to swoje odzwierciedlenie zarówno w harmonogramie prac, jak i projekcie technicznym samego systemu.

Jaką rolę pełni IT we wdrożeniu portalu?

Zakres obowiązków wewnętrznego zespołu IT może znacząco różnić się pomiędzy organizacjami. Priorytetem zespołu może być np. zapewnienie stabilności utrzymywanych rozwiązań lub proaktywność w wykorzystaniu nowoczesnych, mało sprawdzonych technologii dla wprowadzania organizacji w nowe obszary. Różne priorytety powodują, iż zespół IT w zależności od organizacji może angażować się w projektu systemu CMS z różną intensywnością.

Moment, w którym wprowadzenie jego przedstawicieli w realizację projektu będzie najkorzystniejszy zależy od priorytetów zespołu IT i roli jaką ten zespół pełni w konkretnej firmie.

Aktywność IT w realizacji projektu nowego systemu CMS (projektowanie, implementacja, wdrożenie, utrzymanie) będzie dotyczyć przynajmniej jednego z poniższych obszarów*:

  • Obszar I – Rola wsparcia dla realizacji całości projektu:
    • określanie wymagań technicznych 
    • zdefiniowanie wymagań pozafunkcjonalnych
    • utrzymanie infrastruktury (inhouse / cloud)
    • weryfikacja systemu CMS (kod, dokumentacja) dostarczonego przez dostawcę
  • Obszar II – Aktywny udział w implementacji systemu CMS:
    • tworzenie infrastruktury (inhouse / cloud)
    • wewnętrzny development systemu CMS przez zespół IT przy wsparciu zewnętrznego dostawcy lub zewnętrzny development systemu CMS przez dostawcę przy aktywnym udziale IT w projekcie
  • Obszar III – Aktywny udział w utrzymaniu wytworzonego systemu CMS:
    • utrzymanie systemu lub/i infrastruktury
    • przeprowadzanie testów bezpieczeństwa / testów penetracyjnych
    • przeprowadzanie testów wydajności 
    • okresowa realizacja testów jakościowych odnośnie do kodu przekazywanego przez dostawcę

*IT może być zaangażowane jednocześnie w dwa obszary, np. „I + III” lub „II + III”

Wstępny plan projektu

Wstępny plan projektu to graficzny, wysokopoziomowy przegląd celów i produktów przedstawiony na osi czasu. Jego zadaniem jest ułatwienie zarządzania oczekiwaniami interesariuszy oraz komunikowania planów i koordynowania zasobów z innymi zespołami. Aby roadmapa była użyteczna, powinna być czytelna i koncentrować się na ogólnym przedstawieniu planowanego projektu bez zbędnych detali. Szczegółowe informacje będzie można później umieścić w planie projektu, ale na wczesnym etapie tylko utrudniłby jego zrozumienie

Wstępny plan powinien zawierać następujące informacje:

  • Cele i zadania projektu
  • Harmonogram z osią czasu
  • Ważne kamienie milowe
  • Możliwe zagrożenia

Potencjalne obawy IT

Kierownik biznesowy projektu zbudowania nowego portalu na systemie CMS powinien od początku spojrzeć na realizację tego projektu z punktu widzenia wewnętrznego działu IT. Punktem wyjścia do rozważań powinna być odpowiedź na pytanie: „W jaki sposób oceniany jest zespół IT w mojej organizacji?” a następnie: „Czy realizacja nowego projektu może wpłynąć na tą ocenę?”. Jeśli projekt systemu CMS może obniżyć w/w ocenę, to trudno się dziwić, że przedstawiciele działu IT nie wykazują entuzjazmu dla przedsięwzięcia. Przykładem takiej sytuacji jest ocena miesięczna działu IT z perspektywy liczby otwartych zgłoszeń serwisowych. Nowy system w początkowym okresie ma ich statystycznie więcej, tak więc wpływa na w/w parametr niekorzystnie.

Nie można też zapominać, że członkowie działu IT – podobnie jak wszyscy – mogą obawiać się, że nowy projekt będzie oznaczał dla nich zwiększenie obciążenia pracą.

W tabeli poniżej przedstawiono typowe obawy działu IT i sposoby ich mitygacji, z uwzględnieniem obszaru zaangażowania w realizację projektu (zgodnie z opisem obszarów przedstawioną powyżej).

Obawa

Mitygacja per obszar aktywności działu IT w realizacji projektu

 

 

 

 

Czy zespół IT nie mając praktycznego doświadczenia w tego typu projekcie powinien angażować się aktywnie implementację systemu CMS.

Obszar II

Implementacja systemu CMS wymaga zgromadzenia doświadczenia i umiejętności w poniższych obszarach:

  • projektowanie architektury treści oraz elementów wizualnych w oparciu o zbiór komponentów w wybranej platformie CMS
  • zdolność do implementacji nowoczesnego interfejsu użycia, zgodne z projektem graficznym i wytycznymi UX, działającym w RWD, pod wszystkimi popularnymi przeglądarkami, zgodnie z wytycznymi WCAG
  • znajomość platformy CMS, pozwalająca szybko implementować brakujące funkcjonalności niezbędne biznesowi
  • znajomość platformy CMS, pozwalająca na jej optymalną konfigurację na zadanej infrastrukturze, tak aby osiągnąć maksymalną wydajność i bezpieczeństwo.

Zbieranie w/w nowych w umiejętności i doświadczeń w zespole IT świetnie przygotowanym do wspierania bieżącego biznesu organizacji jest dodatkowym wysiłkiem (kosztem).

Koszt ten może nie zwrócić się przy implementacji jednego systemu CMS, z tego też powodu warto rozważyć skorzystanie z pomocy doświadczonego dostawcy, który zgromadził wiedzę i doświadczenie podczas dziesiątek projektów wdrożeń platform CMS.

 

 

Projekt będzie długo realizowany i występuje ryzyko opóźnień

Obszary I i III

  • Zaproszenie do współpracy na etapie zapytania ofertowego (RFP)
  • Włączenie przedstawiciela IT w planowanie
  • Systematyczne dostarczanie do IT raportów z postępów projektu

Obszar II

  • IT zazwyczaj dołączy do zespołu swojego PM’a i ten punkt nie będzie problemem

 

 

Portal wprowadzi nową technologię do firmy

Obszary I i III

  • Zaproponowanie dodania do RFP wymagania przeprowadzenia dla IT szkoleń z nowej technologii przez dostawcę lub zaplanowanie w budżecie projektu szkoleń zewnętrznych dla IT z nowej technologii

Obszar II

  • Zaplanowanie w budżecie projektu szkoleń zewnętrznych dla IT z nowej technologii

 

Nowy system będzie niestabilny

Obszary I i III

  • Podkreślenie roli testów odbiorczych w poszczególnych fazach projektu, w tym testów end-to-end dla poszczególnych faz
  • Wskazanie roli okresu stabilizacji i wsparcia dostawcy w tym okresie

 

 

Wdrożenie będzie wymagać wprowadzenia zmian w organizacji i istniejących systemach

Obszary I i III

Zapewnienie, że:

  • IT będzie posiadało całkowitą kontrolę nad wprowadzanymi zmianami,
  • Dzięki stałej współpracy z kierownikiem biznesowym, IT będzie posiadało wczesną informację na temat oczekiwanych przez dostawcę zmian w istniejących systemach,
  • IT będzie posiadało “głos” w rozmowie z dostawcą, tak aby zminimalizować ilość zmian w ramach istniejących systemów

Obszar II

  • Posiadanie przez PM ze strony IT głosu w decyzjach dotyczących tego obszaru

 

 

Nowe rozwiązanie zastąpi działający i znany system

Komunikowanie, iż:

  • Nowy system będzie oparty o nowsze technologie, więc będzie stabilniejszy i prostszy w utrzymaniu
  • Nowe technologie oznaczają łatwiejszy dostęp do wiedzy oraz do specjalistów na rynku
  • Dzięki wdrożeniu zespół IT zdobędzie umiejętności w w/w nowych technologiach

 

 

To kierownik projektu ma klucze do udanej współpracy z IT

Aby uruchomienie nowego portalu okazało się sukcesem, ważne jest zapewnienie dobrej współpracy pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w przedsięwzięcie. W tym kontekście rola kierownika projektu jest nieoceniona. To on ma decydujący wpływ na kształtowanie relacji w zespole, a jego podejście do współpracy z IT ma istotny wpływ na powodzenie projektu.