Postaw na skuteczność, czyli dobre praktyki przy pracy z kilkoma projektami
Często panuje przekonanie, że Project Manager może efektywnie zarządzać tylko jednym projektem. Znam przypadki, kiedy do jednego projektu oddelegowanych jest kilku project managerów.
Jeśli mówią oni jednym głosem lub są odpowiedzialni za inne obszary projektu, ich współpraca może jeszcze przebiegać bez większych komplikacji, jednak pokrycie się ich kompetencji to prosty przepis na katastrofę.
Taka sytuacja często prowadzi do wewnętrznej konkurencji (np. o pracowników) oraz niespójnej komunikacji ze zleceniodawcą. W efekcie tracą na tym zarówno wykonawca, jak i klient. A gdyby tak odwrócić sytuację i powierzyć kilka projektów jednej osobie?
Czy obyłoby się to bez straty dla poszczególnych realizacji? Pierwsze co przychodzi na myśl to szeroko pojęty temat wielozadaniowości, a właściwie jej brak. W końcu badania potwierdzają, że wielozadaniowość jest złudnym zjawiskiem, które może negatywnie wpłynąć na jakość naszej pracy.
Wbrew pozorom nie wyklucza to skutecznego prowadzenia kilku projektów przez jedną osobę. Przy odpowiednim ustawieniu obowiązków Project Manager każdemu z nich poświęci odpowiednią ilość czasu. I to bez pomocy tak popularnego multitaskingu. Co więcej, taki model może przynieść wiele korzyści zarówno klientowi jak i jego projektowi.
Jak zacząć pracę z wieloma projektami?
Zadając sobie to pytanie od razu zaczęłam analizować ile rzeczy byłabym w stanie zrobić w jednej chwili. Próbowaliście kiedyś myć zęby, czytać książkę i biegać na bieżni jednocześnie? Sprawdziłam i uwierzcie - można! Jednak żadna z tych czynności nie będzie rzeczywiście wykonana dobrze.
Badania wykazują, że wielozadaniowość jest nieefektywna, bo dzieląc nasze skupienie pomiędzy dwa lub więcej różnych zadań, nasze mózgi poświęcają mniej uwagi każdemu z nich. Efektywniej jest skupić się na pracy wykonując zadania jedno po drugim lub na przemian. Ta sama zasada sprawdza się przy prowadzeniu projektów.
Jeśli zadbamy o odpowiednie warunki, każde z zadań jesteśmy w stanie poprowadzić od początku do końca w zakładanym zakresie, budżecie i harmonogramie. Dlatego zawsze w swoich projektach zaczynam od organizacji czasu, przygotowania planu komunikacji i określeniu priorytetów.
Zarządzanie czasem
Gdy pogodziłam się z tym, że robiąc kilka rzeczy jednocześnie moja praca jest nieefektywna i zaczęłam się skupiać w 100% na jednym zadaniu naraz, okazało się, że na koniec dnia mogłam odhaczyć z mojej listy więcej zadań niż przedtem. Oczywiście w tym celu pomaga mi kilka sprawdzonych praktyk.
Aktywnie korzystam z kalendarza papierowego i elektronicznego. W pierwszym codziennie rano uzupełniam listę zadań do zrobienia na ten dzień z uwzględnieniem ich priorytetu na must i nice to have. Najlepsze uczucie na koniec dnia jest wtedy, kiedy wszystkie punkty z listy zostały zrealizowane i wiem, że zrobiłam to naprawdę dobrze.
Z kolei kalendarz Google wykorzystuję do zarządzania swoimi spotkaniami. Na koniec tygodnia mam zarezerwowane pół godziny na ułożenie spotkań w bloki, tak aby były jedno po drugim, bez krótkich i rozpraszających przerw. Jestem wzrokowcem, więc wydarzenia w kalendarzu oznaczam czterema kolorami:
- czerwone - moja obecność jest konieczna,
- niebieskie - dobrze byłoby wziąć w nim udział,
- zielone - czas na pracę własną,
- żółty - czas wolny.
W rezultacie do kalendarza wpisuję wszystko, włącznie z przerwami i zadaniami w czasie wolnym. Poza tym z góry informuję innych, kiedy jestem zajęta. Nie bój się więc powiedzieć swojemu zespołowi, jeśli w danym momencie nie masz czasu na rozmowę, ale jednocześnie zapewnij ich, że wrócicie do tematu później.
Komunikacja to podstawa
Prowadząc kilka projektów współpracuję z kilkunastoma lub nawet kilkudziesięcioma osobami. Każda z nich różni się osobowością, temperamentem i kompetencjami. Dlatego tak ważne jest komunikowanie się z zespołem każdego dnia, słuchanie tego co robią poszczególne osoby oraz wzajemne przekazywanie feedbacku.
Komunikacja działa w obie strony. Na naszych spotkaniach dzielę się z zespołem tym co się dzieje w projekcie po stronie klienta, jak nasza praca jest odbierana, czy są prowadzone obecnie rozmowy o dalszych rozwojach i jakie mamy plany na fazę po projekcie. Znając możliwą perspektywę na kolejne tygodnie bądź miesiące wszyscy czują się bezpieczniej, ponieważ aktywnie uczestniczą w całym procesie i biorą za niego współodpowiedzialność.
Prowadząc wiele projektów nierzadko możemy poczuć się przytłoczeni natłokiem obowiązków, pokrywającymi się terminami czy czyhającymi za rogiem zmianami, na które musimy być zawsze gotowi. W takich sytuacjach regularna komunikacja z przełożonymi jest bezcenna. Gdy wiedzą na jakim etapie są projekty, które masz pod skrzydłami, zyskują pewność, że nad wszystkim panujesz, a jeśli pojawi się jakiś problem to z łatwością pomoże i doradzi. W tym wszystkim świetne jest też to, że czasami mówiąc o problemie sami wpadamy na jego rozwiązanie. A co z zadbaniem o poczucie bezpieczeństwa naszych klientów? Po pierwsze od samego początku należy zadbać o ich obecność w projekcie. Nie ważne czy pracujemy w metodyce zwinnej czy kaskadowej, to klient jest właścicielem biznesowym wytwarzanego produktu. Odcięty od projektu klient, który po kilku miesiącach otrzymuje gotowe rozwiązanie często jest z niego niezadowolony. Zwłaszcza w IT, gdzie wszystko zmienia się dość szybko. Z kolei udostępniając mu nasze narzędzia i dzieląc się know-how, stajemy się bardziej transparentni, dzięki czemu jesteśmy odbierani jako partner godny zaufania.
Dobrą praktyką są cotygodniowe spotkania z klientem (polecam zarezerwować sobie chwilę po spotkaniu na spisanie wszystkich ustaleń, które często w natłoku bieżących zadań umykają). Na tych statusach rozmawiamy o postępach w projekcie, mówimy o tym co osiągnęliśmy oraz czy pojawiły się jakieś przeciwności i jak to wpływa na harmonogram, budżet oraz zakres projektu.
Komunikacja jest nieoceniona we wszystkich obszarach. Nie bój się, że będziesz oceniany za zadawanie pytań do zespołu, przełożonego czy interesariusza. Osoby, które się dużo komunikują rzadko kiedy mylą się co do kierunku, w którym zmierzają.
Osobiście najbardziej lubię rozmawiać twarzą w twarz, ale nie zawsze jest to możliwe. W naszym zespole coraz częściej korzystamy z możliwości pracy zdalnej. Wtedy z pomocą przychodzą narzędzia takie jak Slack, Teams czy Hangouts, dzięki którym z łatwością organizujemy wideo konferencje, statusy i pozostałe spotkania.
Oczekiwania i priorytetyzacja
Równie ważną częścią efektywnego zarządzania wieloma projektami jest ustalenie i zrozumienie oczekiwań, które różnią się w zależności kogo pytamy, dlatego przed rozpoczęciem projektu warto zapytać zespół, klienta oraz przełożonych jakie są ich oczekiwania. Aby dostarczyć obiecane deliverable, konieczna jest wiedza i zrozumienie czego wszyscy oczekują.
Warto porozmawiać z naszym zespołem o preferowanej metodyce prowadzenia projektu albo częstotliwości spotkań projektowych. Z kolei klientowi i przełożonym warto zadać pytanie co chcieliby osiągnąć wdrażając projekt.
Uzyskując takie informacje z wyprzedzeniem unikamy nieporozumień, które mogą spowodować słabą wydajność całego projektu. Dużą zaletą posiadania takiej wiedzy jest też punkt odniesienia, możemy ustalić kiedy w projekcie jest wystarczająco dobrze i świadomie decydować czy i jak chcemy to jeszcze poprawić. Dlatego właśnie oczekiwania warto sprecyzować na samym początku projektu.
Dobrą praktyką w naszej firmie jest przygotowywanie dokumentu otwarcia projektu, który w podstawowych aspektach (budżet, zakres, harmonogram) przedstawia stan projektu jaki otrzymujemy do poprowadzenia oraz określa oczekiwania jakie są przed nami stawiane. Projekty IT to niekończące się pasmo zmian, dlatego warto mieć chociaż jeden punkt odniesienia spójny z zespołem, klientem oraz przełożonymi.
Jednak pamiętajmy, że nie wszystko może być na pierwszym miejscu na liście rzeczy do zrobienia. W tym miejscu pojawia się ustalanie priorytetów. Tutaj wracamy do ważnej roli komunikacji w projekcie, a mianowicie pytania na czym twój przełożony chciałby, abyś się skupił, albo która funkcjonalność dla twojego klienta jest w aplikacji ważniejsza. Po ustaleniu priorytetów wysokopoziomowo, przechodzimy do bardziej szczegółowego planowania.
Wykorzystanie narzędzi wspierających zarządzanie projektami
Ważne jest przygotowanie całościowego planu prowadzonych projektów jak rozpisany gantt z wyszczególnionymi kamieniami milowymi. Dzięki temu wiem kiedy muszę szczególnie mocno skupić się na danym projekcie oraz jak przesunięcia w jednym obszarze wpłyną na drugi. Z taką wiedzą w razie potrzeby jestem w stanie przesunąć osoby z jednego projektu do drugiego w korzystny sposób dla wszystkich projektów.
Z pomocą przychodzą oprogramowania dedykowane do zarządzania projektami. Są one użyteczne zarówno dla kierowników projektów, jak i całego całego zespołu i wszystkich interesariuszy. Jest to narzędzie organizacyjne, pomagające w wizualizacji zadań oraz wizji całego produktu w przystępny sposób.
Oprogramowanie do zarządzania projektami może uratować życie tym, którzy biorą udział w wielu projektach jednocześnie. Zazwyczaj posiada ono rozszerzenia do kalendarza, które pomagają w planowaniu zadań i podzadań oraz zwiększają przejrzystość wyników innych członków zespołu. Ponadto pozwalają tworzyć dzienne lub tygodniowe raporty, które zapewniają przegląd postępów zespołu lub poszczególnych osób.
Zarządzanie wieloma projektami służy wszystkim zainteresowanym
Sytuacja, w której jeden Project Manager jednocześnie czuwa nad wieloma projektami niesie za sobą różne korzyści dla wszystkich stron projektu. Uzyskanie dostępu do większej ilości developerów jest szczególnie cenne, gdy w jednym projekcie jest chwilowo mało pracy, podczas gdy inny potrzebuje większej uwagi. Project Manager może elastycznie przenosić poszczególnych ludzi, aby jak najefektywniej wykorzystać ich czas i kompetencje.
A to najprostszy sposób na podtrzymanie dobrej atmosfery w zespole, ponieważ pomaga uniknąć sytuacji, w których niektórzy “nie mają nic do zrobienia”, podczas gdy inne osoby są przytłoczone nadmiarem obowiązków. Jednocześnie chronimy wówczas zespół przed popadnięciem w rutynę - poza codziennymi zadaniami, pracownicy częściej otrzymują szansę realizacji zadań, stanowiących większe wyzwania lub okazję do poznania nowych technologii i rozwiązań. Z kolei dla klienta to gwarancja, że jego projekt jest realizowany przez zespół zmotywowanych i wykwalifikowanych specjalistów, którzy są na bieżąco z nowymi rozwiązaniami.