Jak system PIM obniża koszty operacyjne

Ciągły wzrost kosztów operacyjnych to wyzwanie, z którym mierzy się każda firma e-commerce. W tym artykule pokażemy, jak wdrożenie systemu PIM może nie tylko uporządkować dane produktowe, ale też przynieść realne oszczędności i zwiększyć efektywność działania.

Wiele firm traktuje koszty operacyjne jak nieunikniony skutek rozwoju. Rosnące zespoły, nadgodziny, czasochłonna aktualizacja danych, poprawki po błędach – to wszystko staje się codziennością działów e-commerce, marketingu i IT. Im więcej produktów i kanałów sprzedaży, tym większy chaos. A przecież wcale nie musi tak być.

Coraz więcej organizacji dochodzi do wniosku, że kluczem nie jest zatrudnianie kolejnych osób do ręcznego porządkowania danych, lecz usprawnienie sposobu ich zarządzania. I tu pojawia się PIM czyli system do zarządzania informacją produktową. Nie jako kolejna platforma IT,  ale jako konkretne, mierzalne wsparcie dla efektywności operacyjnej procesów i ograniczania kosztów.

Gdzie uciekają pieniądze?

Koszty operacyjne to nie tylko faktury za magazyn czy transport. To także godziny pracy specjalistów, które można by wykorzystać lepiej. Jeśli zespół spędza czas na ręcznym aktualizowaniu plików Excel, sprawdzaniu zgodności opisów między wersjami językowymi czy poprawianiu zdjęć produktowych, to znaczy, że proces nie działa.

Każda korekta informacji już opublikowanej to dodatkowy koszt. A jeśli korekta wynika z błędu? Pieniądze “przepalane” są podwójnie: raz na naprawę sytuacji, drugi raz na utracone zaufanie klienta.

Jedna baza, mniej chaosu

System PIM (Product Information Management) porządkuje informacje produktowe w jednym centralnym miejscu. Oznacza to, że dane w sklepie internetowym, na marketplace, w katalogu PDF i u partnerów dystrybucyjnych pochodzą z jednego źródła. Gdy zmieniasz opis lub nazwę produktu, zmienia się on wszędzie – bez konieczności ręcznego nadpisywania plików czy przesyłania tekstów aktualnych wersji innym członkom zespołu.

Mniej punktów styku to mniej błędów, mniej nieporozumień między działami i mniej sytuacji, w których ktoś „coś zaktualizował, ale zapomniał powiedzieć innym”. Dla zespołów oznacza to mniej niepotrzebnych maili i mniej godzin spędzonych na sprawdzaniu, co jest aktualne.

Automatyzacja, która się opłaca

Wielu firmom trudno policzyć, ile naprawdę kosztuje ręczne zarządzanie informacją produktową. Dlaczego? Bo te koszty są rozproszone: trochę w marketingu, trochę w sprzedaży, trochę w IT.

Tymczasem PIM automatyzuje wiele zadań: od uzupełniania danych w różnych językach, przez tworzenie wersji kanałowych, aż po eksporty do partnerów zewnętrznych. Firmy raportują nawet 100 godzin miesięcznie mniej spędzanych na ręcznej obsłudze danych.

To nie są marginalne liczby. W skali roku oszczędności mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych – bez konieczności reorganizacji całej firmy.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Systemy PIM są tworzone z myślą o łatwej integracji z ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) i platformami e-commerce. Dzięki temu dane mogą być automatycznie synchronizowane między systemami, co eliminuje ręczne wprowadzanie i ogranicza błędy.

Przykładowo, synchronizacja z ERP usuwa problem duplikacji danych i rozbieżności w dostępności towaru. Integracja z platformami sprzedażowymi pozwala na błyskawiczną publikację oferty, bez każdorazowego przygotowywania danych pod konkretny kanał.

Efekt? Lepsza współpraca między działami, szybszy time-to-market wprowadzanej oferty i większa płynność procesów.

Mniej błędów, mniej zwrotów

Złe opisy, brak wymiarów, nieaktualne zdjęcia – wszystko to zwiększa ryzyko reklamacji. Klient, który otrzymuje produkt niezgodny z opisem, nie tylko go zwraca, ale często rezygnuje z dalszych zakupów.

Statystyki mówią jasno: aż 70% klientów opuszcza strony z niespójnymi informacjami. Przykładem może być branża fashion, gdzie rozbieżności między opisem a rzeczywistością to przyczyna ponad 35% zwrotów.

PIM pozwala uniknąć tych sytuacji. Dane są aktualne, kompletne i spójne – a zmiana jednego parametru w 400 produktach to kwestia kilku kliknięć.

Skaluj biznes – bez skalowania kosztów

Rozwój firmy nie musi oznaczać proporcjonalnego wzrostu kosztów. Dobrze wdrożony PIM pozwala rozwijać ofertę, wchodzić na nowe rynki i obsługiwać kolejne kanały bez konieczności powiększania zespołu.

To nadal ta sama baza danych, te same procesy, to samo narzędzie. A uporządkowane dane to szybsze reakcje na zmiany, sprawniejsze wdrażanie produktów i lepsza współpraca między działami.

Czy system PIM naprawdę się opłaca?

Firmy wdrażające PIM zwracają uwagę na trzy mierzalne korzyści:

• oszczędność czasu zespołu
• szybsza publikacja produktów
• mniejsza liczba błędów i zwrotów

Wystarczy przyjrzeć się obecnym procesom. Jeśli wdrożenie nowego produktu zajmuje kilka dni i angażuje trzy działy – to znaczy, że koszt operacyjny jednego produktu jest dużo wyższy, niż się wydaje.

Przykład: uproszczony model ROI

Poniższy przykład ma charakter orientacyjny i nie stanowi oferty handlowej. Jego celem jest jedynie zobrazowanie potencjalnych oszczędności, jakie może przynieść wdrożenie systemu PIM.

Firma e-commerce:

• 10 000 SKU
• 2 000 000 zł miesięcznego przychodu
• 5 kanałów sprzedaży
• 6 osób zarządzających danymi produktowymi

Oszczędność czasu pracy zespołu

Załóżmy, że każda z 6 osób pracuje średnio 160 godzin miesięcznie, a wdrożenie PIM pozwala skrócić ten czas o 30%. To oznacza: 6 osób × 160 godzin × 30% × 12 miesięcy × 40 zł = 138 240 zł oszczędności rocznie

Mniej błędów i zwrotów

Firma generuje miesięczny przychód w wysokości 2 milionów złotych. Zakładamy, że błędy kosztują ją 0,5% przychodu, a PIM pozwala zredukować te błędy o połowę: 2 000 000 zł × 0,005 × 12 miesięcy × 0,5 = 60 000 zł oszczędności rocznie

Wzrost sprzedaży dzięki lepszym danym (SEO, UX, jakość treści)

Lepsze dane produktowe poprawiają konwersję i widoczność. Zakładamy wzrost sprzedaży o 1% przy miesięcznym przychodzie 2 mln zł: 2 000 000 zł × 0,01 × 12 miesięcy = 240 000 zł dodatkowego przychodu rocznie

Łączny zysk roczny wynosi 438 240 zł. Odliczając koszty wdrożenia i ewentualnej licencji w wysokości, zwrot z inwestycji (ROI) po pierwszym roku wynosi 75,3%. 

W drugim roku inwestycja zaczyna się zwracać w pełni – a każdy kolejny rozwój oferty czy ekspansja na nowe kanały odbywa się bez proporcjonalnego wzrostu kosztów.

Co zyskujesz dzięki PIM?

System PIM to nie kolejny koszt, lecz konkretna odpowiedź na chaos informacyjny i rosnące obciążenia zespołów. Zamiast zatrudniać kolejne osoby do gaszenia pożarów, lepiej zbudować system, w którym pożarów po prostu nie ma.

Jeśli Twoja firma chce działać sprawniej, szybciej i z niższymi kosztami – skontaktuj się z ekspertami e-point. Pokażemy Ci, jak PIM może realnie poprawić Twoje wyniki operacyjne i pomóc w skalowaniu biznesu bez zbędnych nakładów.

Umów się na konsultację z naszym ekspertem

Porozmawiamy o możliwościach wykorzystania systemu PIM w Twojej działalności.