Od pomysłu do strategii, czyli jak dobrze rozpocząć projekt technologiczny

Nowa platforma, aplikacja czy system mają zmienić sposób działania firmy i przyspieszyć jej rozwój. Z czasem jednak pojawiają się problemy. Najczęściej nie zawiodła technologia, lecz brak jasno określonego kierunku już na starcie. Sukces cyfrowych inicjatyw zaczyna się od zrozumienia potrzeb biznesu i użytkowników. Zanim rozpoczniemy projektowanie lub wdrożenie, pomagamy klientom zastanowić się, co naprawdę warto zbudować i jak to zrobić.

O tym, jak przebiegają warsztaty Product Strategy, jakie przynoszą efekty i w jaki sposób potrafią uratować projekt przed porażką, rozmawiamy z Maciejem Antoniakiem, Account Directorem w e-point.

 Dlaczego tak wiele projektów technologicznych kończy się opóźnieniami i przekroczeniem budżetu?

Najczęściej powodem jest brak dobrze przemyślanej strategii na starcie. Wiele firm chce jak najszybciej przejść do realizacji projektu. Nie analizują dogłębnie problemów biznesowych, potrzeb użytkowników, nie definiują mierników sukcesu projektu. W efekcie powstaje lista różnych funkcji, z których większość nie przynosi realnej wartości. Projekty stają się kosztowne i przeciągają się w czasie. Firmy oczekują dokładnych i szczegółowych wycen już na starcie projektu, co bez działań analitycznych jest pewnym wróżeniem z fusów. 

 Czym są warsztaty Product Strategy?

To intensywne sesje, które pozwalają zatrzymać się na moment i spojrzeć na projekt z szerszej perspektywy. Wspólnie z klientem definiujemy cele biznesowe i zastanawiamy się, jakie problemy są naprawdę istotne do rozwiązania. 

Klienci zwracają się do nas w sytuacji „wiem, co chcę zrobić”, a gdy zdobędziemy ich zaufanie możemy pokazać im „jak to zrobić”. 

Analizujemy istniejące procesy w organizacji. Mapujemy doświadczenia użytkowników i definiujemy ścieżki krytyczne. Weryfikujemy model biznesowy, segmentację czy propozycję wartości. Uświadamiamy klientów, które obszary mają dobrze przygotowane, a które wymagają dodatkowej pracy.  Naszym celem jest usłyszeć słynne zdanie klientów „Dzięki Wam, wiem czego nie wiem”. 

 Jak wygląda przebieg warsztatów krok po kroku?

Zaczynamy od konsultacji online, podczas których przygotowujemy zespół do pierwszych warsztatów - zbieramy wiedzę z organizacji, dokumenty, sprawdzamy wcześniejsze założenia. Następnie organizujemy wspólną pracę zdalną lub stacjonarną. Liczba spotkań dopasowana jest do zakresu zadania. 

Nasz strateg dobiera narzędzia do sytuacji klienta i przeprowadza serię ćwiczeń, które pozwalają zanurzyć się w prawdziwy sens projektu. Krok po kroku zadajemy pytania, moderujemy dyskusję, podkreślamy wnioski i wracamy do ustaleń, pozwalając klientom na podejmowanie strategicznych decyzji w pełnym zrozumieniu kontekstu i konsekwencji. Ważnym elementem jest wspólne definiowanie kolejnych kroków, które są niezbędne dla osiągnięcia obranych założeń. 

W całym procesie wykorzystujemy nowoczesne metody pracy warsztatowej, które angażują uczestników i pozwalają szybko przechodzić od pomysłów do ich wizualizacji. Korzystamy między innymi z mapowania podróży klienta, definiowania propozycji wartości, procesu makietowania i prototypowania. W ten sposób dyskusja nie pozostaje teoretyczna, lecz przekształca się w konkretne obrazy, wykresy, grafy i rozwiązania możliwe do dalszego rozwijania.

 Czy klienci znają odpowiedź na wszystkie pytania? 

Oczywiście, to najczęstszy problem, ale mamy na to konkretne działania. Na niektóre pytania decydenci są w stanie odpowiedzieć w trakcie warsztatów, niektóre wymagają pracy i wypracowania odpowiedzi. Są też takie, które wymagają rozmowy ze swoimi klientami. Klienci często decydują się zlecić nam dodatkowe badanie użytkowników, na podstawie stworzonych makiet. Dzięki takim badaniom jesteśmy w stanie wprost zweryfikować założenia, użyteczność, czy funkcjonalności, które mają zapewnić przewagę konkurencyjną. 

Badania są kluczowym narzędziem, jeśli klienci chcą płacić tylko za funkcjonalności, z których będą korzystali użytkownicy. 

 Co z architekturą IT, innymi systemami?

Naszym celem jest dopasować kształt warsztatów do oczekiwań klientów i odpowiedzieć na realne problemy. Warsztaty strategiczne mogą również obejmować analizę architektury IT. Jest to szczególnie istotne w przypadku wdrożeń, które będą miały więcej niż jedną integrację. Pracujemy w zespołach multidyscyplinarnych, w których obok strategów działają UX designerzy i architekci rozwiązań, czy doświadczeni developerzy. Dzięki temu mamy pełny obraz sytuacji i możemy opracować klarowną strategię.

 Kto powinien brać udział w warsztatach?

Odpowiadając żartobliwie ten, kto za nie płaci. A zupełnie poważnie to udział przedstawicieli Zarządu, zwłaszcza w firmach, w których Zarząd chce zlikwidować dług technologiczny, jest prawdziwym game-changerem. Przyspiesza decyzje i buduje świadomość w całej organizacji. Najlepiej, gdy warsztatach uczestniczą przedstawiciele różnych działów i główni właściciele biznesowi systemu. Obecność osób z biznesu, IT, marketingu, sprzedaży i obsługi klienta sprawia, że powstaje rozwiązanie spójne i pełne. Łączy ono perspektywę technologiczną, biznesową oraz spojrzenie użytkownika końcowego.

 Jakie są namacalne efekty warsztatów?

Wspominałem już o słynnym cytacie „Dzięki Wam wiem, czego nie wiem”. Na poziomie oferty klienci otrzymują jasne wskazania, co będzie wynikiem usługi warsztatowej. Może być to zbiór określonych celów biznesowych, metryk sukcesu projektu, definicje ścieżki krytycznej, przewag konkurencyjnych, czy analizy modelu biznesowego. To mogą być także: ekspercka analiza nowych szans biznesowych, makiety lo-fi systemów, predykcje zysków, analiza rentowności, strategia rozwoju systemów, czy zakres funkcjonalny i niefunkcjonalny pozwalający dokładniej określić budżet finalnego wdrożenia. Wszystko wraz z rekomendacją dalszych kroków. Takie efekty pozwalają podejmować świadome decyzje i zabezpieczać zasoby na dalsze etapy projektu.

 Jak warsztaty pozwalają oszczędzać czas i pieniądze?

Zamiast inwestować od razu w pełne wdrożenie, proponujemy szybkie uruchomienie MVP i przetestowanie go. Dzięki temu klient nie wydaje środków na funkcje, które mogą się okazać zbędne. Ponadto łatwiej zarządzić zmianą w organizacji i sprawić, żeby wdrożenie się przyjęło. Wstępna analiza i strategia zmniejszają ryzyko niepowodzenia i pozwalają efektywnie zarządzać budżetem.

 Czy możesz podać przykład sytuacji, gdy warsztaty zmieniły projekt na lepsze?

W jednym z projektów klient planował stworzyć platformę B2B z wieloma funkcjami. W trakcie warsztatów okazało się, że dla użytkowników kluczowe są trzy elementy: szybkie wyszukiwanie, prosty proces zamówienia i przejrzysta prezentacja oferty. Skupienie się na tych obszarach pozwoliło wdrożyć MVP trzy razy szybciej, a dodatkowe funkcje były rozwijane stopniowo. Klient mógł czerpać realne korzyści biznesowe z platformy, którą dopiero by wdrażał, gdyby szedł według swojego pierwotnego planu. 

W innym przypadku klientowi wydawało się, że kluczowa będzie dostępność platformy 24/h. Dzięki badaniom wiemy, że nie jest to przewaga konkurencyjna w oczach klientów, którzy planują zakupy jedynie w godzinach pracy.

Klient z branży budowlanej poszukiwał koniecznie wdrożenia systemu PIM i platformy B2B. Dzięki warsztatom okazało się, że jesteśmy w stanie spełnić wszystkie jego potrzeby w ramach platformy B2B - dzięki na wdrożenie całego, jednego systemu okazało się zbędne. 

 Jakie są największe wyzwania w prowadzeniu warsztatów?

Samo prowadzenie spotkań to nasz chleb powszedni. Najtrudniejsze jest przekonanie, że jest w tym realna wartość dla klienta. W trakcie warsztatów kluczowe jest utrzymanie zaangażowania i skupienia, ale na to mamy swoje metody. Ponadto stawiamy również na kontakt z drugim człowiekiem i budowę koleżeńskich relacji. Jesteśmy partnerem w biznesie, a nie wykonawcą powtarzalnej usługi. Trudnością bywa też pogodzenie perspektywy biznesowej z technologiczną, ale właśnie na tym polega wartość warsztatów. Wszyscy spotykają się przy jednym stole.

 Jak przekonać zarząd, że Product Strategy to inwestycja, a nie koszt?

Podkreślamy, że warsztaty są inwestycją w bezpieczeństwo projektu. Dzięki nim można wcześnie oszacować budżet, określić właściwe technologie i przygotować realistyczną roadmapę. Pozwala to uniknąć chaosu i sytuacji, w której projekt pochłania znacznie większe środki z powodu błędnych decyzji podjętych na początku. Warsztaty dają zarządowi konkretne narzędzia do podejmowania świadomych decyzji i zmniejszają ryzyko nietrafionych inwestycji.

Umów się na konsultację z naszym ekspertem