AEGON Powszechne Towarzystwo Emerytalne SA zautomatyzowało zarządzanie deklaracjami przystąpienia do funduszu oraz umowami z potencjalnymi klientami AEGON OFE  za pomocą systemu OFElia i powiązanego z nim systemu do generowania formularzy internetowych ActiveForms. Oba rozwiązania powstały i zostały wdrożone we współpracy z firmą e-point SA.

Usługi finansowe to działalność rentowna wyłącznie wtedy, gdy firma jest w stanie uzyskać efekt skali, by w konsekwencji sprowadzić koszty pozyskania i utrzymania klienta do możliwie niskiego poziomu. Strategię tę z powodzeniem stosują banki i typowe firmy ubezpieczeniowe. Dla firm oferujących specyficzne produkty finansowe, takie jak otwarte fundusze emerytalne (OFE), dążenie do obniżki kosztów obsługi klientów nie jest kwestią wyboru, lecz konieczności.

„Ustawa o organizacji i funkcjonowaniu otwartych funduszy emerytalnych i powiązane z nią rozporządzenia nie pozostawiają wielkiego pola manewru w dziedzinie zwiększania rentowności poprzez sprzedaż usług powiązanych. Prowizje za zarządzanie aktywami są z góry określone, realnie możemy zatem zrobić dwie rzeczy: zwiększać rentowność portfela inwestycji oraz… redukować koszty pozyskania i utrzymania klientów” – podsumowuje Hubert Kostrzyński, kierownik marketingu w AEGON Powszechnym Towarzystwie Emerytalnym SA (AEGON).

 

Uroki modelu

Klasyczny model sprzedaży ubezpieczeń przewiduje spotkanie potencjalnego klienta z przedstawicielem funduszu, który wspólnie z nim zawiera umowę i podpisuje inne stosowne dokumenty. Aby do spotkania doszło konieczne jest poniesienie kosztów na organizację sieci sprzedaży, reklamę i prowizje dla przedstawicieli funduszu. W porównaniu z modelem klasycznym, model sprzedaży przez Internet jest znacznie tańszy. Jednak brak asysty przedstawiciela funduszu  podczas podpisywania umowy generuje szereg dodatkowych problemów, przede wszystkim z jakością danych, ale nie tylko.

Problemy i wyzwania związane z kanałem internetowym nie zmniejszają jego atrakcyjności na tle innych. Sporo problemów można zresztą całkiem skutecznie rozwiązać, czego przykładem jest wdrożenie systemu OFElia oraz powiązanego z nim systemu do generowania formularzy internetowych ActiveForms. Oba rozwiązania Towarzystwo zaprojektowało i wdrożyło we współpracy z firmą e-point SA.

 

Szybkie procesowanie

Stosunek prawny między towarzystwem emerytalnym i klientem z mocy ustawy określa treść umowy papierowej. Organizacja wewnętrznych procesów towarzystwa wokół dokumentów papierowych jest jednak kosztowna, stąd potrzeba digitalizacji umów i automatyzacji ich obiegu. Rejestrowanie i przetwarzanie deklaracji przystąpienia do funduszu oraz podpisanych umów z klientami AEGON zautomatyzował za pomocą dedykowanego systemu OFElia. System powstał w wyniku bliskiej współpracy z firmą e-point SA.

„System OFElia pozwala nam rejestrować dane dotyczące potencjalnych klientów, wpływające z różnych kanałów sprzedaży, drukować umowy w wersji papierowej, sprawdzać kompletność tych  danych i poprawność wystawionych umów, nanosić adnotacje w systemie, a także śledzić statusy zmian.  Dzięki temu czas między wypełnieniem deklaracji przystąpienia do funduszu przez klienta a dostarczeniem klientowi gotowej umowy do podpisania zostaje skrócony do absolutnego minimum” – wyjaśnia Beata Rasmussen, Kierownik ds. Rozwoju i Projektów Sprzedażowych w AEGON Towarzystwo Emerytalne SA (AEGON TE).

 

OFE, tak po prostu

Strategia AEGON zakłada, że klientom – głównie młodym ludziom - korzystanie z kanału internetowego nie sprawia kłopotu. Informacje potrzebne do zawarcia umowy  członkowskiej OFE określają jednak stosowne przepisy – danych do wpisania jest całkiem sporo. AEGON stara się wyróżnić na tle konkurentów tym, co z punktu widzenia młodego człowieka cenne: prostotą struktury i niewielką ilością czasu, którą trzeba poświęcić na poprawne wypełnienie formularzy. Ułatwienia dla klienta wymagają jednak wytężonej pracy po stronie towarzystwa.

„Właściwa struktura i sposób działania formularzy wymagają ciągłego doskonalenia i weryfikowania przyjętych założeń. Z drugiej strony, tworzenie kolejnych wersji wymaga interakcji wielu osób, m.in. z działu sprzedaży, marketingu, prawnego... W konsekwencji, aktywne zarządzanie treścią i układem formularzy, regułami działania walidatorów itp. zaczyna być niezbędnym procesem” – definiuje kolejne wyzwanie Beata Rasmussen.

 

Formularze dopieszczone

Aby zredukować czas i zmniejszyć wysiłek związany z definiowaniem kolejnych wersji deklaracji przystąpienia do funduszu, AEGON wykorzystał system ActiveForms. Narzędzie to pozwala w prosty sposób definiować układ i strukturę formularzy internetowych, dostosowywać typy pól, wpisywać algorytmy lub wskazywać zewnętrzne mechanizmy walidujące, podłączać listy słownikowe i wykonywać wiele innych czynności. Za jego pomocą można tworzyć zarówno formularze proste, jak i bardzo skomplikowane, wielostronicowe, czy zagnieżdżone.

„Kluczową zaletą ActiveForms jest brak konieczności programowania. Edycją szczegółów formularzy mogą zajmować się osoby z działów biznesowych. Nowe formularze można tworzyć na podstawie już istniejących, co dodatkowo ułatwia pracę. Gdy nowa wersja zostanie zatwierdzona, publikowanie odbywa się jednym kliknięciem” – mówi Beata Rasmussen.

Zalety

łatwe projektowanie zaawansowanych formularzy internetowych, możliwość wykorzystania stworzonych formularzy jako szablonów do tworzenia nowych wersji, metodyka tworzenia formularzy, promująca przejrzystość treści i wygodę użytkownika, liczne mechanizmy walidacji danych, elastyczność w dziedzinie projektowania formularzy bez „kary” w postaci wyższych kosztów deweloperskich czy czasu testowania, możliwość generowania interfejsów użytkownika dla aplikacji nie współpracujących na co dzień z przeglądarkami WWW, możliwość wykorzystania do tworzenia uproszczonych, bezpiecznych interfejsów do firmowych systemów zaplecza dla partnerów biznesowych i klientów, automatyzacja procesu obejmującego pozyskanie poprawnych danych, ich wstępne przetworzenie oraz przekazanie do aplikacji zaplecza. więcej informacji

 

Wymierne wyniki

System OFElia w połączeniu z systemem ActiveForms stworzył Powszechnemu Towarzystwu Emerytalnemu AEGON możliwość sprawnej realizacji przyjętej strategii rynkowej. Dotyczy to zarówno pozyskiwania klientów jak i przetwarzania napływających deklaracji przystąpienia do umów. ActiveForms ułatwia doskonalenie procesu sprzedaży głównie za pośrednictwem kanału internetowego. OFElia natomiast umożliwia automatyzację obiegu dokumentów ze wszystkich źródeł, także tradycyjnych, a więc pozyskiwanych przez przedstawicieli funduszu.

Oba systemy w istotny sposób wpływają na rentowność towarzystwa. Ułatwienie wypełnienia deklaracji przystąpienia do funduszu przez ich cykliczne doskonalenie za pomocą narzędzia ActiveForms zwiększa szanse na pozyskanie nowych klientów. Sprawność stanowi ponadto w oczach klientów zaletę, którą AEGON umiejętnie eksponuje w marketingu i w procesie sprzedaży.

 

PROCES SPRZEDAŻY AEGON OFE W KANALE INTERNETOWYM

Dział sprzedaży definiuje nową wersję formularza, który przechodzi stosowną ścieżkę akceptacyjną – wszystko to odbywa się w ramach systemu ActiveForms. Po zatwierdzeniu formularz jest publikowany na stronach AEGON PTE, gdzie potencjalni klienci wprowadzają do niego dane. Przed zapisaniem, formularz uruchamia liczne mechanizmy walidacyjne, redukujące ryzyko pozyskania danych niepełnych lub błędnych.

Dane z formularza trafiają do systemu OFElia, który rejestruje deklarację przystąpienia do funduszu. Pracownicy działu Telefonicznego Centrum Sprzedaży przeglądają deklaracje pod kątem poprawności danych. Kliknięcie na deklarację powoduje wysłanie danych do ActiveForms i wygenerowanie przez system pliku w formacie html z formularzem wypełnionym danymi. Jeśli dane są poprawne, ponownie trafiają do systemu ActiveForms, który generuje pliki PDF i drukuje je.

Klienci drukują samodzielnie, bądź też otrzymują wydruki, które po podpisaniu odsyłają do AEGON. Następnie po podpisaniu przez przedstawiciela Funduszu umowy i są rejestrowane w systemie OFE, o czym zainteresowany jest informowany listem potwierdzającym.